ETAPE 1/3 : PRE-REQUIS TECHNIQUES ET QUESTIONS SUR L'ACCES AU SERVICE Informations générales sur la configuration de mon ordinateur Equipement : Votre ordinateur doit être : - pour les PC, sous Windows 98, Windows 2000 ou Windows XP, - pour les Mac, sous Mac OS 8.1 à X. Il doit être équipé d'une mémoire vive de 256 Mo minimum et d'un espace disque libre de 10 Mo minimum. Accès Internet : Un accès Internet de 56 Kbits/s est préconisé, bien qu'une liaison haut-débit soit fortement conseillée. Résolution : Le site Maileva est optimisé pour une configuration graphique en 800x600 pixels. Pour un plus grand confort visuel et si votre ordinateur le permet, nous vous recommandons de le consulter en configuration 1024x768 pixels. Espace sécurisé : Votre logiciel de navigation doit être capable d'afficher les pages cryptées avec la technologie SSL (Secure Socket Layer). Cette technologie permet d'assurer la confidentialité et l'intégrité des données échangées, grâce à un cryptage des informations. Une fois que vous entrez dans l'Espace Clients, l'adresse du site Maileva se transforme alors en https, avec "s" comme sécurisé. Navigateur : Microsoft Internet Explorer Netscape Navigator Windows 98-2000-XP Version 6.0 Version 6.2.3 Mac OS 8.1 à OS 8.8 Version 5.1.7   Mac OS 8.9 à OS X Version 5.2.3 Version 6.2.3 Maileva requiert au minimum les versions de navigateur suivantes : Note : Les autres navigateurs disponibles sur le marché (Opera, Konqueror, Safari, Mozilla, Camino...) n'ont pas fait l'objet d'une validation du site. Je ne peux pas accéder à l'Espace Clients Maileva, pourquoi ? 1. Votre version de navigateur est non sécurisée : Votre machine doit avoir un niveau de cryptage à 40 ou 128 bits afin de chiffrer les données qui vont être transmises entre votre station de travail et notre serveur au travers de la connexion Internet. Ce niveau de cryptage est nécessaire afin d'éviter qu'un utilisateur malveillant n'intercepte votre mot de passe et se connecte à votre place pour effectuer des envois. 2. Le niveau de vos paramètres de sécurité est trop élevé : Il vous appartient de paramétrer votre navigateur afin que celui-ci accepte les "Cookies" (fichier localisé sur votre disque dur contenant un code spécifique téléchargé par notre serveur, qui nous permet d'identifier votre micro-ordinateur et de vous offrir une connexion personnalisée). Pour cela : Si vous utilisez Internet Explorer 6.0 ou une version supérieure : - Cliquez sur "Outils". - Cliquez sur "Options Internet". - Sous l'onglet "Confidentialité", le niveau du curseur de sécurité doit être à "Moyenne". - En cliquant sur "Avancé...", l'option "Ignorer la gestion automatique des cookies" est décochée. - Cliquez sur "OK" pour valider. Si vous utilisez Netscape 6.2 ou 7.0 : - Cliquez sur "Outils". - Cliquez sur "Gestionnaires de cookies". - Vérifier que "Bloquer les cookies venant de ce site" n'est pas activé. - S'il est activé, dans ce cas, cliquez sur le lien "Débloquer les cookies venant de ce site". Si le problème persiste, veuillez contacter notre Centre Relation Clients au N° Azur : 0 810 802 801 (prix d'appel local) ETAPE 2/3 : QUESTIONS EN COURS D'UTILISATION DE MAILEVA ON LINE Général Pourquoi, dans certains cas, la page Internet Maileva ne s'affiche pas entièrement ? Certaines pages de notre site nécessitent l'utilisation de modules Java, pour vous apporter le maximum de souplesse lors de l'utilisation de notre service. Le service Java (JVM) doit donc être actif sur votre navigateur et un test automatique lors de l'accès à l'Espace Clients le valide. Pour information, la version requise est au minimum la JVM 1.3 en utilisation normale et la JVM 1.4 si vous souhaitez envoyer des e-mails. Vous pouvez télécharger cette dernière version sur notre site, à partir de l'Espace Clients en cliquant sur "Téléchargement" dans le menu à gauche. Si certaines pages Internet Maileva ne s'affichent pas, c'est que votre module Java n'est pas correctement installé sur votre navigateur. Pour vérifier son installation sur Internet Explorer : - Cliquez sur "Outils". - Cliquez sur "Options d'Internet". - Dans l'onglet "Avancé", vérifiez que la ligne "Utilisez Java..." est cochée. Si malgré cette vérification les pages ne s'affichent pas, contactez votre administrateur réseau. Ma connexion au site Maileva a été interrompue (lors de la constitution du pavé adresse, de la personnalisation ou du BAT), pourquoi ? Votre connexion a été interrompue car votre système est trop lent. Ceci peut être dû au cumul de nombreux fichiers temporaires enregistrés en mémoire. Leur suppression n'est pas obligatoire, mais elle vous permet d'optimiser votre connexion Internet et ainsi d'améliorer votre navigation. Pour supprimer ces fichiers temporaires, vous êtes sur Internet Explorer : - Cliquez sur "Outils". - Cliquez sur "Options Internet". - Sélectionnez l'onglet "Général". - Cliquez sur "Supprimer les fichiers". - Cochez la case "Supprimer tout le contenu hors connexion" dans la fenêtre qui s'affiche. Fichier destinataires et pavé adresse Comment convertir mon fichier destinataires provenant de MS Access au format MS Excel ? Dans le cas où vous utilisez une base de données MS Access, vous devez transformer votre fichier au format MS Excel (.xls). Pour cela : - ouvrez votre base de données, - dans le menu "Fichier", sélectionnez "Exporter", - dans le menu "Type de fichier", choisissez "Excel". Comment convertir mon fichier destinataires provenant d'un classeur Lotus 123 au format MS Excel ? Sous LOTUS 123 : - cliquez sur "Fichier", - cliquez sur "Enregistrer sous", - nom du fichier : donner un nom (ex : "taty.xls"), - type : Classeur Microsoft Excel. Comment convertir le format d'une colonne Excel en format Code Postal ? Attention : il ne suffit pas de mettre la colonne au format Code Postal en passant par "Format" et "Cellule", car cette opération change uniquement l'affichage des données sur votre écran et non pas leur lecture par nos serveurs. Pour convertir correctement une colonne Excel en format Code Postal : - Insérez une colonne supplémentaire à côté de votre colonne Code Postal. - Dans cette colonne, insérez la formule suivante - Attention : remplacez A2 par les véritables coordonnées de la première cellule de votre Code Postal de départ : =TEXTE(A2 ;"00000"). - Appuyez sur la touche "Enter" de votre clavier et copiez la formule jusqu'en bas de votre colonne Code Postal. - Sélectionnez ensuite l'ensemble de votre nouvelle colonne. Faites "Copier" et dans la barre d'outils, cliquez sur "Edition", Sélectionnez "Collage spécial" puis sélectionnez "Valeurs". - Vous pouvez enfin supprimer votre ancienne colonne Code Postal. Plusieurs de mes champs d'adresse dépassent les 38 caractères recommandés par La Poste, lors de la constitution du pavé adresse. Que dois-je faire ? Insérez une colonne supplémentaire à côté de la colonne concernée dans la feuille Excel : - cliquez sur "Données", - cliquez sur "Convertir", - sélectionnez "Largeur fixe" et pointez votre souris sur "38". - cliquez pour placer la limite. - cliquez sur "Suivant" et enfin sur "Terminer". L'assistant Conversion a coupé les données supérieures à 38 caractères et a inséré les caractères restants dans votre colonne vide. Vous pouvez ainsi corriger les données concernées et supprimer la colonne que vous aviez insérée. Documents Comment convertir mon document en format PDF ? Pour convertir votre document en format PDF, vous devez disposer de l'application Acrobat Distiller d'Adobe ou d'autres applications équivalentes gratuites. Cliquez sur "Imprimer" (comme pour imprimer votre document) et choisissez l'imprimante qui génère le PDF. Comment faire un envoi lorsque mes documents ne sont pas supportés par Maileva ? Vous pouvez très facilement convertir tous types de documents sous le format PDF d'Acrobat. Pour cela, vous devez disposer de l'application Acrobat Distiller d'Adobe ou d'autres applications équivalentes gratuites. Pourquoi mon fichier MS Word ne se télécharge pas ? 1. Vérifiez que votre fichier ne dépasse pas 5 Mo (cf. l'Essentiel dans Trucs et Astuces). 2. Vérifiez que votre fichier ne comporte pas de champs de fusion ou de liens vers d'autres documents. Si c'est le cas, vous devez supprimer ces champs de fusion ou ces liens de la façon suivante. Votre version de MS Word est XP ou 2002. Sous Word : - Cliquez sur "Outils". - Cliquez sur "Lettre et publipostage". - Affichez la barre d'outils "Fusion et publipostage". - Cliquez sur l'icône "Préparation du document principal". - Cochez la case "Document Word Normal". - Enregistrez votre document (cliquez sur OK). Votre version de MS Word est 97 ou 2000. Sous Word : - Cliquez sur "Outils". - Cliquez sur "Publipostage". - Cliquez sur "Créer". - Sélectionnez "Rétablir en document Word normal" : une boîte de dialogue s'affiche et vous demande de confirmer la suppression des champs de fusion. - Enregistrez votre document. Pourquoi ai-je le message "Ce type de document n'est pas supporté", alors que c'est bien un document issu des applications supportées par Maileva ? Word 2002 ou inférieur (.doc) Excel 2002 ou inférieur (.xls) Publisher 2002 ou inférieur (.pub) Adobe Acrobat (.pdf) Texte (.txt) Texte enrichi (.rtf) Les documents supportés par Maileva sont les suivants : Si votre document correspond à une de ces applications, vous devez vérifier que les extensions des applications installées sur votre machine ne sont pas cachées. Dans le menu déroulant de votre poste de travail : - Cliquez sur "Outils". - Sélectionnez "Options des dossiers" - Choisissez l'onglet "Affichage" - Et vérifiez que la case "Cacher les extensions des fichiers dont le type est connu" n’est pas cochée. Comment redimensionner une image et modifier sa résolution ? La taille de votre image doit correspondre à la taille souhaitée dans le document. Pour info, les dimensions d'un format A4 sont en largeur : 21 cm, et en hauteur : 29,7 cm. Une résolution de 150 pixels/pouce est suffisante à l'impression par Maileva. Si la résolution de votre image est inférieure à 150 pixels/pouce et si la qualité n'est pas celle attendue, vous devez numériser l'image à une résolution adaptée. 1. Première solution - Sous Adobe Acrobat, cliquez sur la flèche et sélectionnez "Retouche d'objet". - Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et sélectionnez "Modifier une image" (Adobe ouvre l'image dans Photoshop). - Cliquez sur "Image", puis sur "‘Taille de l'image". 2. Deuxième solution Le ré-échantillonnage est la technique qui permet de redimensionner une image en réduisant (ou augmentant) le nombre de pixels qui la composent. Pour réduire une image, on fait appel à un programme de travail d'images tels que Photoshop, PaintShop Pro, The Gimp ou Photo-Paint... Son rôle consiste alors à supprimer des pixels, en conservant l'aspect initial de l'image. Selon le logiciel dont vous disposez pour travailler vos images, depuis le menu "Image" de la barre d'outils, allez à "Taille de l'image". Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez indiquer la taille de l'image que vous souhaitez obtenir dans le document et éventuellement modifier la résolution. Pourquoi ai-je le message "position non valide" lorsque j'insère les champs de personnalisation ? Les champs insérés ne doivent pas dépasser le cadre bleu en pointillé délimitant la page. Vérifiez donc qu'il n'y a pas un champ trop long. BAT (Bon A Tirer) électronique Pourquoi, lors du BAT électronique, les champs de personnalisation n'apparaissent pas sur le document ? 1. Vérifiez que le champ pour le destinataire choisi n'est pas vide. 2. Vérifiez que vous avez bien sélectionné "Ajouter les champs de personnalisation" lors de votre envoi par Maileva. 3. Supprimez les fichiers temporaires Internet. Lors de la visualisation du BAT électronique, certaines polices de caractères ne s'affichent pas, pourquoi ? Parce que vous n'avez pas incorporé les polices dans votre document (attention : cette opération doit s'effectuer avant l'enregistrement de votre document). Pour cela : 1. Sous Word : - Cliquez sur "Outils". - Sélectionnez "Options". - Sous l'onglet "Enregistrement". - Cochez "Incorporer les polices True Type". 2. Sous Acrobat : Convertissez votre fichier en format PDF et vérifiez que vos polices ont bien été incorporées. Pour cela : - Cliquez sur "Fichier". - Cliquez sur "Propriété du document". - Choisissez "Police" et vérifiez que vos polices incorporées fassent parties de la liste (si ce n'est pas le cas, vous devez changer vos polices). Lors de la visualisation du BAT électronique, mon document PDF a un fond noir, pourquoi ? Parce que vous utilisez un PDF issu de l'application "Quark Express" ou une application similaire. Pour vérifier : dans votre fichier Acrobat (PDF), cliquez sur "Fichier", "Propriétés du document", "Résumé". A partir d'Acrobat Reader, vous devez re-générer un autre PDF avec un autre logiciel. Vous pouvez également, en cas de besoin, contacter notre Centre Relation Clients au N° Azur suivant : 0 810 802 801 (prix d'appel local). A quoi servent les références 999 999 au-dessus du pavé destinataires lors du BAT électronique ? Cela vous permet de constater la position de la Référence Interne Maileva ou éventuellement du numéro de Lettre Recommandée qui ne sont pas encore définis à ce moment de l'envoi. ETAPE 3/3 : QUESTIONS A LA FIN DE L'UTILISATION DE MAILEVA ON LINE   Pourquoi dans le "Web Suivi" les dates de réalisation ne sont pas forcément mises à jour systématiquement ? Maileva attend l'impression du dernier pli pour vous faire le compte-rendu final sur le suivi de votre envoi. Pourquoi ne reçois-je pas les e-mails de suivi d'envoi ? Au cours de votre prochaine opération, vérifiez que vous avez bien saisi votre adresse e-mail dans les options d'envoi Maileva. Les informations concernant l'envoi que vous venez d'effectuer sont disponibles sur votre Websuivi sur www.maileva.com. Il se peut que vous ne receviez pas les e-mails si votre logiciel anti-Spam est un peu trop restrictif. Enregistrez l'adresse du suivi Maileva dans votre répertoire, les prochains e-mails ne seront plus rejetés par votre anti-spam.