Envoi de courrier pour syndic de copropriété

Dématérialisez l’envoi de vos convocations et procès-verbaux d’AG, vos appels de fond ou vos mises en demeure.

  • Gagnez en temps et productivité
  • Envoyez vos convocations par voie postale ou électronique
  • Gérez simplement les consentements pour la réception des envois électroniques, grâce au module intégré
  • Vos données sont hébergées en France sur des serveurs sécurisés
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Pour centraliser simplement vos envois par voie postale ou électronique et leur suivi.
Pour augmenter le taux de dématérialisation des envois propres au secteur immobilier.

Facilitez la préparation de vos AG

Facilitez la préparation de vos AG

Réalisez vos envois de convocation en mode papier ou électronique selon le choix de vos destinataires

Réalisez vos envois de convocation en mode papier ou électronique selon le choix de vos destinataires

Simplifiez la refacturation de vos copropriétés

Simplifiez la refacturation de vos copropriétés

  • Suppression de vos tâches chronophages (plus besoin de matériel d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement, de remise physique à la Poste)
  • Envoi et centralisation de vos envois papier et électronique depuis un outil unique
  • Expédition de vos documents volumineux en quelques clics
  • Gestion simple du recueil des consentements pour les envois électroniques
  • Orientation automatique entre les envois « papier » et les envois électroniques »
  • L’impression et mise sous pli : pas de dépenses de matériel ni de maintenance associée
  • L’énergie nécessaire pour faire fonctionner vos matériels internes
  • Le temps homme
  • La surface occupée par l’activité courrier
  • Choix du mode de réception (voie postale ou électronique) par vos destinataires
  • Avec le canal 100% numérique, la réception des courriers de convocations d’assemblée générale est possible 24h/24, 7j/7 y compris en mobilité
  • Vos convocations sont accessibles à tout moment et en tout lieu, y compris pendant l’assemblée générale grâce au format électronique

Vos envois de convocations AG sous deux formats :

1. Envoi électronique : gagnez en conformité et sécurité

Maileva Copro est conforme au décret du 2 juillet 2020, permettant au syndic d’utiliser l’Avis Electronique dans les cas suivants :
– Notifications des convocations d’AG
– Envoi des PV d’assemblées générales
– Mises en demeure

Depuis le 09 avril 2024, suite à la publication de la loi n°2024-322, l’Avis Electronique peut être utilisé sans le consentement préalable des copropriétaires. Le syndic de copropriété doit néanmoins obligatoirement informer les copropriétaires qu’ils peuvent demander à rester ou revenir au format papier.

Vous bénéficiez de toutes les garanties avec les preuves électroniques :
– Preuve de dépôt et de transmission :
L’Avis Électronique a bien été remis à votre copropriétaire
– Preuve d’accusé de réception :
L’Avis Électronique a bien été reçu et ouvert par votre copropriétaire
– Preuve de négligence :
Votre copropriétaire n’a pas ouvert son Avis Électronique au bout de 21 jours
– Preuve de non distribution :
Votre Avis Electronique n’a pas pu être distribué.
(ex : adresse e-mail de destination inexistante, pleine, indisponible…)

Vous réalisez en moyenne 80% d’économie grâce à l’envoi électronique

Maileva est conçue pour être en parfaite adéquation avec les dernières règlementations.
Vous gagnez ainsi en tranquillité d’esprit et en efficacité pour vos envois de communications règlementées.

2. Envoi papier : vos courriers bénéficient des garanties d’un recommandé classique

  • Garantie de l’anonymat de l’expéditeur
  • Délai d’instance de 15 jours durant lequel le destinataire peut accepter ou refuser la réception
  • Identification du destinataire
  • Traçabilité et conservation des données d’envoi et de réception

Envoi papier : à partir de 0,10€ H.T par page imprimée (recommandé convocation AG) + affranchissement
Envoi électronique : 2,29€ HT l’avis électronique
Recueil du consentement accepté : 0,99€ HT le consentement recueilli
Devis personnalisé sur demande.

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La plateforme est accessible dès la signature de votre contrat

Notre chef de projet paramètre vos scénarios d’envoi selon vos besoins

Votre conseiller dédié, situé en France, est joignable par téléphone ou e-mail

  • Oui, la solution Maileva Copro permet d’envoyer les convocations et PV d’AG ainsi que des mises en demeure. 

  • Pour l’avis électronique : le contenu, les pièces jointes et les différentes preuves sont conservés durant 1 an.  

    Pour la LRAR : l’original papier de l’envoi est archivé pendant 10 ans. De plus, avec l’option de gestion des Avis de Réception (AR), vous disposez sur votre interface sécurisée de l’image de l’AR signé par le destinataire pendant 3 ans. 

  • Avec Maileva Copro vous pouvez envoyer jusqu’à 400 pages (soit 200 feuilles) en LR papier avec AR. Le minimum de page est de 4.