Gamme Recommandés : notre expert vous éclaire sur les solutions de lettres recommandées Maileva

18/03/2021

Tour d’horizon et bénéfices de celles proposées par Maileva avec Sébastien Avril, expert avant-vente. 
En un an, nombreuses sont les organisations qui ont généralisé le télétravail. Pour faciliter la collaboration à distance, assurer la continuité de l’activité et optimiser la performance, se doter des bonnes solutions numériques est indispensable. Comment envoyer simplement, par exemple, des courriers recommandés en télétravail, lorsqu’on ne dispose pas d’une imprimante, que nos horaires sont peu adaptés à ceux du bureau de poste ou, au bureau, lorsque le service courrier habituellement chargé de le faire est indisponible ?

« Grâce aux solutions de lettres recommandées de Maileva, nous proposons à toutes les entreprises de dématérialiser partiellement ou totalement l'envoi de leurs lettres recommandées, que ce soit pour une LR ou plusieurs centaines. En télétravail, au bureau ou même en déplacement professionnel, elles peuvent être envoyées depuis un ordinateur ou une tablette, à n’importe quel moment, directement depuis l’Espace Client Maileva », explique Sébastien Avril, expert avant-vente de Maileva, marque de Docaposte.

Quels sont les avantages des solutions d’envoi de lettres recommandées Maileva ?

Tous les lettres recommandées, papier ou numériques, répondent à des caractéristiques communes, qui sont des obligations légales : le délai d'instance de 15 jours, les documents de preuves qui doivent être signés et horodatés, la vérification de l'identité du destinataire et la possibilité de disposer d'un avis de réception. 

Les solutions de recommandés numériques de Maileva :
•    La Lettre Recommandée en Ligne (LReL) est une solution hybride : l’envoi est numérique, puis le courrier est imprimé par Maileva et distribué par La Poste. 
•    La Lettre Recommandée Electronique (LRE) est une lettre recommandée au parcours 100% électronique, de l’envoi à la réception. Il s’agit de la solution de LRE qualifiée d’AR24, filiale de Docaposte. 
« La force de Maileva est de proposer deux niveaux de dématérialisation de lettres recommandées, afin de s’adapter au mieux à toutes les entreprises, à leurs habitudes et à leur organisation interne », commente Sébastien Avril. 

Les avantages de ces solutions :
•    Des solutions prêtes à l’emploi et simples d’utilisation ;
•    Des gains de temps significatifs : d’une part, vous n’avez plus à prendre en charge la préparation et la mise sous pli, d’autre part, vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour envoyer un recommandé. Quelques clics suffisent grâce à notre service sécurisé accessible en ligne 24h/24, 7j/7 ;
•    Des gains financiers : grâce aux recommandés électroniques, vous réalisez des économies de matières premières (papier, encre) puisque vous n’avez plus besoin d’imprimer vos courriers. Ils sont soit imprimés par Maileva soit 100% numériques selon la solution choisie. 
•    La conformité et la sécurité : les solutions de recommandés de Maileva sont équivalentes juridiquement à la lettre recommandée papier « classique » du bureau de poste et garantissent donc la même protection juridique. Les données d’envoi et de réception sont tracées, horodatées et conservées dans nos data centers en France.

Zoom sur la LReL, la Lettre Recommandée en Ligne de Maileva

La Lettre Recommandée en Ligne (LReL) « est notamment adaptée aux entreprises qui ont encore des flux papiers ou dont les destinataires (clients, fournisseurs, copropriétaires) sont peu à l’aise avec la digitalisation », précise Sébastien Avril.
Grâce à la LReL de Maileva, il est possible de préparer son recommandé (courrier, pièces jointes) via un ordinateur ou une tablette depuis l’Espace Client Maileva. Ce contenu numérique est ensuite imprimé par Maileva et distribué par le facteur à son destinataire, entreprise ou particulier. Notre expert explique : « La LReL bénéficie du cachet électronique de La Poste dès que l’envoi est validé par l’émetteur. Ainsi, toute lettre recommandée déposée le jour même dans l’Espace Client Maileva avant minuit dispose d’un horodatage à la date du jour, ce qui est important dans le cas de délais serrés ou d’une deadline à respecter, par exemple pour dénoncer un contrat ou envoyer une réponse à un appel d’offres. 
En passant par Maileva, nos clients disposent aussi d’autres avantages. Par exemple, le contenu original du recommandé est archivé pendant 3 ans, avec possibilité d’extension. Nos clients peuvent ainsi retrouver leurs courriers et les preuves de dépôt associées sur leur espace client Maileva durant toute la durée de conservation choisie, ce qui est utile en cas de litige ».

Les avantages de notre Lettre Recommandée en Ligne :
•    Gain de temps dans la préparation et la gestion de vos recommandés : épargnez-vous la gestion des liasses et des bordereaux ;
•    Accès aux documents et aux preuves de dépôt pendant 3 ans (possibilité d’extension jusqu’à 10 ans), qui sont conservés dans un système d’archivage électronique à valeur probatoire et accessibles depuis l’Espace Client Maileva ;
•    Fluidification du traitement des dossiers grâce à la gestion électronique de vos avis de réception ;

Zoom sur la Lettre Recommandée Electronique d’AR24

Nouveauté proposée par Maileva, la Lettre Recommandée Electronique (LRE) d’AR24, filiale de Docaposte, est une solution 100% électronique qui facilite la gestion du courrier autant pour l’émetteur que pour le destinataire. « L’un de ses avantages principaux est qu’elle permet d’envoyer instantanément un recommandé à son destinataire. Celui-ci peut récupérer son recommandé directement depuis sa boîte mail, sans avoir à se déplacer », commente notre expert avant-vente.
A noter que « pour s’assurer que la LRE dispose de la même valeur probante que son équivalent papier, il faut absolument opter pour une LRE qualifiée eIDAS* ». 
De même, seul un prestataire de services de confiance qualifié par l’ANSSI, l’agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, peut acheminer une LRE qualifiée : « c’est le cas d’AR24, dont nous proposons la solution de LRE. AR24 a d’ailleurs été le premier prestataire de services de confiance qualifié par l’ANSSI, en 2018 ».

La LRE que Maileva propose à ses clients offre donc de réelles garanties juridiques et permet d’adresser tout type de destinataire, personnes physiques ou morales. De plus, AR24 est le seul opérateur de recommandé électronique à proposer un système d’identification à distance par webcam aux destinataires, ce qui facilite davantage encore la réception.
Comme pour la LReL, la LRE d’AR24 propose des garanties supplémentaires par rapport à son équivalent papier puisque le contenu des courriers et des preuves de dépôt sont conservés pendant 10 ans.

Les avantages de la Lettre Recommandée Electronique qualifiée AR24 :
•    Accès au contenu et aux preuves électroniques 24h/24 et 7j/7 ;
•    Gain de temps significatif grâce à l'envoi et à la réception quasi instantanés ;
•    Traçabilité et sécurité des documents : horodatés, signés et conservés pendant 10 ans sur des data centers sécurisés en France ;
•    Vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire ;
•    Relances automatiques auprès du destinataire de la LRE à J+3, J+7, J+10 et J+13 ;
•    Possibilité d’envoyer jusqu’à 256mo de pièces jointes sans surcoût, dans tout format de documents (PDF, Word, fichier audio, photos).

« Grâce à ces deux offres de lettres recommandées, nous sommes en mesure d’accompagner toutes les entreprises qui cherchent des solutions simples d’utilisation, efficaces et sécurisées pour envoyer leur recommandés sans se déplacer », conclue notre expert avant-vente.
Tout en vous délestant d’une activité chronophage, vous êtes assuré d’être en conformité dès lors que vous avez besoin d’envoyer des courriers nécessitant une reconnaissance juridique en cas de litige. 
Marque de Docaposte, filiale numérique du Groupe La Poste et tiers de confiance, Maileva garantit la fiabilité et la pérennité des données de ses clients.

 

*  Le Règlement « eIDAS » n°910/2014 du 23 juillet 2014 a pour ambition d'accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Il établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.