Maileva Signer en ligne : notre solution évolue, notre experte vous éclaire !

08/11/2021

Parmi les solutions numériques qui ont connu une très forte démocratisation depuis l’an dernier, on compte la signature électronique. Selon une étude Archimag, 70% des entreprises ont accéléré le déploiement d’une solution de signature électronique du fait de la crise*. La signature électronique a, en effet, prouvé sa valeur ajoutée en termes de gain de temps, de maintien de l’activité à distance et de sécurisation des échanges.

« Et pour cause, avec ce type de solution, peu importe où se trouvent les différents signataires, peu importe l’heure qu’il est, il est possible d’envoyer et de signer des documents de toute nature. Cette évolution des modes de fonctionnement dans l’entreprise est un vrai gain lié au confinement de 2020 et à la généralisation du télétravail. Maileva Signer en ligne répond donc à un besoin devenu indispensable : signer à distance », commente Morgane Tuillier, Product Manager Signature chez Maileva, marque de Docaposte.

En effet, Maileva Signer en ligne permet de créer rapidement des circuits de signature simples pour les entreprises et leurs clients. Cette solution s’adresse à toutes les TPE et PME.

Maileva Signer en ligne : pour quels cas d’usage ? 
« En permettant de signer tout type de document à distance, en toute simplicité et de manière sécurisée, notre solution Signer en ligne permet d’assurer la continuité de l’activité et simplifie les parcours de signature. Grâce à une interface disponible sur ordinateur, tablette et smartphone, il est possible de créer simplement des circuits de signature électronique et de compléter, signer et recevoir des documents en PDF », explique notre experte.

Maileva Signer en ligne est une solution particulièrement adaptée pour signer à distance des :

• documents RH : contrats de travail, avenants, lettres de mission, convention de stage…
« Aujourd’hui, Maileva Signer en ligne est notamment plébiscitée par nos clients pour signer leurs documents RH. Cet usage s’est d’ailleurs beaucoup démocratisé durant la crise, pour enrôler de nouveaux collaborateurs à distance, mais aussi pour signer des attestations  de chômage partiel », précise notre experte.

• documents immobiliers : bail de location, mandat de vente, compromis de vente…

• documents administratifs et commerciaux : contrat de vente, contrat de prestation, convention de partenariat, contrat fournisseur, contrat de distribution, mandat SEPA / RIB…
« Dans l’immobilier, par exemple, nous avons également pu accompagner des clients lors du premier confinement dans la mise en place très rapide de la solution Maileva Signer en ligne pour poursuivre la signature de contrats de réservation dans des programmes neufs ».

Quelles sont les évolutions de Maileva Signer en ligne ?
 « En cette fin d’année 2021, nos équipes ont fait évoluer la solution Maileva Signer en ligne. Le mot d’ordre de cette nouvelle version a été la simplification », résume Morgane Tuillier.

La solution de signature électronique de Maileva évolue sur un double volet :

• Le modèle tarifaire 
Tout en maintenant un service de qualité, la nouvelle version de Maileva en ligne propose de nouveaux tarifs avec trois formules attractives – dès 15 euros par mois – pour faciliter davantage le déploiement de la signature électronique auprès des petites et moyennes entreprises. 
« Nous proposons désormais 3 types d’abonnements, à partir de 15 euros – pro, business et entreprise – et donnons la possibilité à nos clients de changer d’abonnement à tout moment, en fonction de l’évolution de leurs besoins », détaille Morgane Tuillier.

• L’ergonomie, le design et les nouveaux parcours
« Nous nous sommes nourris des retours d’expérience de clients, de prospects et de nos forces de vente pour améliorer notre solution de signature électronique », ajoute-t-elle. « Mais cette nouvelle version est surtout le fruit d’une démarche de co-construction entre Maileva et ses clients. Les nouveaux parcours ont été non seulement pensés pour nos clients mais aussi avec eux. Nous avons en effet organisé plusieurs ateliers pendant lesquels nous avons noté et pris en compte leurs  commentaires et contributions, puis nous avons refait des points d’étape et des tests réguliers avec eux. Afin d’être représentatifs des besoins des usagers de la solution, nous avons, pour cela, choisi des clients de différentes tailles, issus de différents secteurs et de différents métiers. »
L’expérience utilisateur a ainsi pu être améliorée et encore simplifiée : en quelques clics, il est possible de créer et gérer une signature et d’en suivre l’avancement via une interface (encore plus) intuitive.
Notre experte ajoute : « Fonctionnellement parlant, cette nouvelle version sera enrichie de manière régulière, ainsi nos clients auront accès à des nouveautés et à des évolutions fonctionnelles sur une base très régulière avec, parfois, la possibilité d’accéder à de nouvelles fonctionnalités importantes, tout en conservant la même facilité de déploiement, sans paramétrage. »
À commencer par la possibilité d’envoyer le document signé au destinataire final dans son coffre-fort numérique Digiposte : « Par exemple, dans le cas de la signature d’un avenant à un contrat de travail, un RRH (responsable des ressources humaines) aura la possibilité d’envoyer l’avenant signé, via son espace émetteur Digiposte, au collaborateur concerné qui pourra le consulter dans son espace personnel Digiposte. D’ici quelques mois, nous serons ainsi en mesure de proposer, en option, un archivage sécurisé pour le destinataire final : stocker des documents signés dans un coffre-fort numérique permet d’en garantir la pérennité et la conservation ».

Quels sont les avantages de la solution Maileva Signer en ligne ?
Simplicité : Maileva Signer en ligne est une solution prête à l’emploi, facile à prendre en main grâce à sa plateforme à l’ergonomie renforcée et inclut un service client.
Pérennité et fiabilité : Maileva Signer en ligne est une solution sûre, conforme à la réglementation et qui garantit la traçabilité des échanges et l’archivage des circuits et documents de preuve.
Accessibilité en ligne 24/7 grâce à sa plateforme Saas adaptée à la mobilité, sans installation et sans téléchargement de logiciel. Maileva Signer en ligne dispose aussi d’API.
Rapidité : Maileva Signer en ligne est également rapide à déployer et nos équipes vous accompagnent pour vous permettre de maîtriser rapidement ce nouvel outil.

Les experts du pôle déploiement de Maileva accompagnent en effet chaque nouveau client dans sa première utilisation de la solution Maileva Signer en Ligne. 
« Comment créer un utilisateur ou un circuit ? Comment maîtriser les fonctionnalités essentielles ? Autant de questions que peuvent se poser les clients lorsqu’ils découvrent un nouvel outil. Passer à la signature numérique s’inscrit généralement dans un projet de digitalisation qui doit servir toute l’entreprise. Adopter un nouvel outil numérique marque souvent le premier pas. Or, l’accompagnement, qui est inclus dans notre offre, est un élément décisif dans l’adoption de nouveaux outils et dans le développement de nouveaux usages. Maileva est là pour accompagner ses clients dans leur transformation numérique et cela passe aussi par ce genre de prestation, indispensable pour permettre à nos clients d’être rapidement opérationnels et d’en tirer tous les bénéfices », conclut notre experte.

Envie d’en savoir plus ? Contactez nos experts Maileva par téléphone au 0 809 10 56 78 (Service gratuit + prix appel) du lundi au vendredi de 9h à 18h30 ou en remplissant le formulaire en cliquant ici. 

Nos équipes sont à votre écoute pour vous conseiller et vous accompagner dans la prise en main et l’utilisation de nos solutions au quotidien. 
 

* Enquête réalisée d’avril à juin 2020, auprès de 150 organisations françaises et parue dans le supplément dédié à la signature électronique du magazine Archimag (n°336, juillet 2020)