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La transformation numérique commence par la dématérialisation des échanges

En retard par rapport à la moyenne européenne, deux entreprises françaises sur trois éprouvent des difficultés à exploiter les possibilités du numérique en conformité avec les exigences réglementaires. Rendue accessible à toutes les entreprises via des solutions clés en main, la dématérialisation des échanges constitue la première marche.

Selon une étude réalisée par l’AFNIC (Association française pour le Nommage Internet en Coopération), à peine plus d’une TPE/PME sur dix utilise les outils numériques au quotidien pour accélérer son activité. C’est à peu près deux fois moins que la moyenne des PME européennes, selon une statistique Eurostat citée par Deloitte (Le digital, une opportunité pour les PME françaises – 2017). Quant aux entreprises de plus de 249 salariés, deux sur trois éprouveraient des difficultés à exploiter tous les leviers du numérique pour améliorer la productivité ou la relation client, selon cette étude. Le paradoxe, c’est que les entreprises digitalisées affichent des taux de croissance deux à cinq fois supérieures à celles qui n’ont pas encore franchi le pas. Elles sont aussi plus résistantes aux variations de la conjoncture économique, précise encore l’étude.

Commencer par le commencement

Pour beaucoup d’entreprises, la transformation digitale est encore vécue comme une prise de risque et une source de complexité. Le numérique bouleverse à la fois la manière d’échanger avec les clients, les fournisseurs et l’administration, mais aussi les processus internes de l’entreprise, sans parler de la relation client. Face à de tels enjeux, la meilleure approche consiste à se concentrer sur ce qui est le plus vital pour l’entreprise, ses échanges et la garantie qu’ils s’effectuent de manière optimale et en toute conformité avec la réglementation. La dématérialisation des factures par exemple, représente un enjeu majeur pour un nombre croissant d’entreprises, qui ne peuvent plus envoyer leurs factures par courrier, et ne peuvent pas non plus prendre le risque de les transmettre par email sous forme de PDF simple. Ces entreprises n’ont pas toujours les ressources pour assembler elles-mêmes les briques technologiques répondant aux exigences fiscales de facturation dématérialisée. Mais elles peuvent s’appuyer sur la solution Maileva Facture, qui résout pour elles toute la complexité de la démarche en une offre clé en main, prête à l’emploi.

Enclencher un cercle vertueux

Dématérialisation du courrier, des factures, de la paie ou de la signature des contrats, ces nouvelles manières d’échanger ne font pas seulement gagner du temps aux entreprises. Elles contribuent aussi à établir un socle fiable de digitalisation des échanges, parce qu’elles reposent sur des services opérés par un tiers de confiance, Docaposte. Sur cette base, il devient possible de construire dans un second temps une transformation digitale plus large de leurs processus internes ou de leur relation client. En interne par exemple, le recours à des solutions comme Maileva Office permet l’envoi de courriers simples ou recommandés sans quitter le poste de travail, générant d’importants gains de productivité. Dans la relation client, un nombre croissant d’entreprises s’appuie sur Maileva Signer en Ligne pour accélérer le processus de signature de contrats. Sont concernés aussi bien les états des lieux ou les baux de location dans l’immobilier, que les contrats d’assurance, de location ou de services. Dans tous ces cas, le bénéfice de la digitalisation est alors maximum, puisque c’est le processus métier, générateur de valeur, qui est lui-même devenu dématérialisé. Cette dématérialisation progressive des actes métier permet aussi à l’entreprise d’utiliser toute la puissance de l’archivage électronique pour conserver à moindre coût et en toute sécurité les traces de son activité. Les entreprises qui ont franchi cette dernière étape ont pour ainsi dire achevé leur transformation numérique, en dématérialisant ce qu’elles ont de plus précieux : la mémoire de leur activité.

 

Stéphane INGRASSIA
Directeur Marketing stratégique de Docaposte

 

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