Gestion du courrier sortant : les solutions avec Maileva

  • Article
  • 28.01.25
  • 5min

La gestion du courrier sortant représente une charge importante pour les entreprises. Souvent vécue comme une tâche ingrate et chronophage par les équipes, l’idée de déléguer cette activité à un prestataire externe est une solution qui présente de nombreux avantages, y compris financiers !

En effet, de plus en plus d’entreprises ont recours à l’externalisation de la gestion du courrier, réglant ainsi une problématique organisationnelle contraignante et coûteuse.

Dans ce domaine, Maileva s’est imposée comme la référence en proposant des solutions simples et adaptées aux besoins des PME et des ETI françaises. Avec, à la clé, des économies de temps et d’argent !

Comment fonctionne la plateforme d’envoi de courrier de Maileva ?

Maintenant voyons ensemble comment une entreprise qui expédie régulièrement du courrier peut mettre en place et réussir son externalisation. 

C’est très simple, Maileva gère toutes les tâches relatives au courrier sortant : personnalisation, impression, mise sous pli, affranchissement, remise à La Poste (qui expédie les courriers et les distribue), suivi des envois. 

Les économies réalisées sont très importantes tant sur les ressources humaines que financières. 

Gagnez du temps ! Envoyez vos courriers en ligne !

Photo d'un homme qui envoie du courrier d'entreprise Maileva

Plus de 180 millions de documents envoyés en 2024 !

Maileva est aujourd’hui le leader de l’externalisation du courrier en France.  

Réalisez vos envois en ligne, depuis une connexion sécurisée

Maileva imprime sur des imprimantes numériques de très haute qualité

Maileva met sous pli

Maileva affranchit vos plis

Maileva remet le courrier à la Poste le jour-même (pour toute opération validée avant 14h dans 98% des cas)

Quels sont les tarifs d’affranchissement appliqués sur mon envoi de courrier  ?

Maileva propose de vous faire bénéficier du tarif préférentiel habituellement réservé aux grands comptes de La Poste.

Et ce, dès le premier pli !

Un taux d’économie jusqu’à 38 % sur vos dépenses d’affranchissement  

Avec Maileva Sans Maileva
J+2 Courrier G2  -28% Lettre performance
0 à 50 g 1,435 € 0 à 50 g 2 €
J+3 Courrier G3  -33% Lettre verte
0 à 50 g 0,786 € 0 à 20 g 1,18 €
J+4 Courrier G4  -38% Ecopli
0 à 50 g 0,701 € 0 à 20 g 1,14 €

 

 

Maileva répond à toutes vos questions sur le courrier en ligne

Maileva répond à toutes vos questions sur le courrier en ligne

Quel est le parcours de mon courrier sortant ?

  1. envoi des fichiers à traiter via la plateforme en ligne Maileva
  2. mise en production du courrier entièrement automatisée et sécurisée :
    2.1. impression

    2.2. mise sous pli

    2.3. affranchissement
    au tarif préférentiel
  3. pour tout fichier transmis avant 14h, alors la remise à La Poste se fait le jour même
  4. suivi de vos envois
  5. historisation de vos envois

Quels sont les avantages pour une entreprise à externaliser la gestion de son courrier papier ? 

  1. l’affranchissement : des tarifs préférentiels sont appliqués dès le premier envoi. Grâce à votre contrat, vous avez accès aux meilleures conditions tarifaires. Les économies conséquentes sont réalisées sur le budget d’affranchissement (jusqu’à 38%). 
  2. estimez vos économies sur vos envois, avec notre simulateur en ligne en 3 minutes
  3. traçabilité : suivi de vos campagnes et de vos envois 
  4. personnalisation des courriers : intégration de vos références : n° de client, nom, prénom, nom de l’entreprise, adresse complète… 
  5. insertion d’une enveloppe retour (enveloppe T) sur demande 
  6. sécurisation des données et des contenus 
  7. gain de temps et augmentation de la productivité du personnel administratif 
  8. accélération du traitement de votre courrier : les étapes sont simplifiées et automatisées. Vous pouvez gagner plusieurs jours par rapport à une activité classique de production de courrier 
  9. simplification de la gestion des fournitures comme les enveloppes, dans leurs différents formats, ou les toners d’encre (commandes, stockage) et de la maintenance du matériel (imprimante, machine de mise sous pli, affranchisseuse etc.) 
  10. plus besoin de se déplacer à La Poste ! Toutes les étapes peuvent se faire d’un ordinateur au bureau, en itinérance ou en télétravail. Maileva permet l’envoi des courriers 24h/24 et 7j/7 où que vous soyez. La remise à La Poste est effectuée le jour même si le fichier est envoyé avant 14h.  
  11. les sites de production Maileva qui vont imprimer vos courriers et en réaliser l’envoi, sont situés en Ile de France. Ils sont proches d’une plateforme industrielle de courrier de La Poste, qui assurera la distribution des courriers aux destinataires. 
  12. gain de place 
  13. l’espace de production du courrier est libéré et peut être réaffecté à un autre emploi 
  14. moins de stress : vos équipes se libèrent d’une tâche à faible valeur ajoutée 
  15. diminution du risque d’erreur 
  16. l’automatisation de la gestion du courrier à un impact significatif sur la qualité. Le risque d’erreur diminue de façon drastique et lève les inquiétudes liées à la gestion opérationnelle du courrier en interne. 
  17. programmation à l’avance : vous pouvez programmer vos expéditions au bon moment. Pas besoin de suspendre vos activités au plus mauvais moment pour faire partir un envoi publipostage ! 
  18. suivi en temps réel des courriers expédiés 
  19. les adresses erronées vous sont transmises pour mise à jour de votre base 
  20. les API Maileva 
  21. avec les API, tout votre courrier est archivé et synchronisé avec vos outils métiers compatibles (CRM, ERP). L’archivage électronique des documents libère les entreprises du stockage physique. Les courriers sont stockés de façon 100% sécurisée et restent accessibles simplement et rapidement sans contrainte ni de lieu ni d’horaires. 
  22. un service client disponible 5/7j et de 9h à 18h 

 

100% sécurisé simple et rapide plus respectueux de l’environnement  économique 

 


 

Quelles sont les étapes de mise en place du courrier en ligne dans mon entreprise avec Maileva ?  

  1. prise de contact simplifiée : un conseiller commercial vous oriente. Après un premier échange téléphonique ou par mail, vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié. Votre conseiller commercial vous accompagnera alors dans toutes vos démarches, de l’ouverture de compte jusqu’à la prise en main de la solution.
  2. votre conseiller écoute vos besoins et étudie une proposition avec vous  
  3. identification de la nature de vos courriers sortants : lettres simples, recommandés, factures, bulletins de paie etc. 
  4. estimation du volume 
  5. fréquence des expéditions et de leur saisonnalité : quotidien, hebdo, mensuel 
  6. estimation des coûts selon les informations recettées 
  7. proposition d’un abonnement sur mesure en corrélation avec vos besoins 
  8. mise à disposition de la plateforme dans un délai de 48 à 72 heures

À quoi sert l’Espace Client Maileva ? 

  1. un Espace Client sécurisé est ouvert pour votre entreprise par Maileva 
  2. à partir de votre Espace vous pourrez effectuer l’envoi et le suivi de votre courrier dématérialisé 
  3. la prise en main de la solution est simple et rapide 

Dans l’Espace Client, vous aurez également accès à d’autres services

La Lettre recommandée en ligne

La Lettre recommandée 100% électronique

L’ERE (envoi recommandé électronique)

 

  • Beaucoup de solutions existent pour simplifier l’envoi de courrier.

    Les prestataires en externalisation se sont multipliés depuis le Covid. Mais aucun n’a l’expérience ni les moyens de Maileva.

    Pourquoi ? 

    Maileva est une filiale du groupe La Poste.

    C’est le leader de l’externalisation de courrier d’entreprise en France depuis plus de 20 ans.

    Avec plus de 70 000 utilisateurs et 180 millions de documents envoyés par an, Maileva est sans conteste le prestataire idéal pour prendre en charge de façon simple, efficace et économique vos envois de courrier. 

  • Il n’y a pas de minimum requis pour prendre en charge votre demande de courrier en ligne.

    Le nombre de courriers à expédier n’est pas un critère.  

  • La plateforme courrier est conçue pour être simple et rapide d’utilisation.

    Il ne faut que quelques heures afin d’être opérationnel(le). 

    Un interlocuteur dédié est là pour vous aider à utiliser la plateforme courrier. 

  • Vous pouvez conserver vos habitudes d’envoi de courrier manuel et utiliser la plateforme Maileva dans le même temps, selon votre rythme et vos besoins. 

    Mais rapidement vous verrez que votre affranchisseuse n’a plus d’utilité.

    C’est le cas pour la plupart des entreprises clientes chez nous. Elles souhaitent garder leur machine pour pouvoir revenir en arrière mais cela n’arrive jamais ! 

    De nombreuses entreprises, PME ou ETI nous font confiance pour l’envoi de leur courrier.  

  • Oui car les tarifs d’affranchissement sont très compétitifs !

    Maileva cumule les envois de courriers de ses clients et peut ainsi vous faire bénéficier de prix extrêmement bas par rapport au marché, et ce, quel que soit le volume de vos flux courrier. 

Ce que nous apprécions avec la solution Maileva pour envoyer nos courriers papier en ligne c’est sa simplicité d’utilisation, elle permet aux utilisateurs d’être autonomes dans leurs envois et nous permet de ne plus perdre de temps avec une machine à affranchir. Lors du déploiement de cette solution l’équipe Maileva a toujours été à l’écoute en cas de besoin.