Quels sont les acteurs de la facturation dématérialisée?
- Article
- 13.02.25
- 5min
Dans un monde de plus en plus numérique, la dématérialisation des factures devient une étape obligatoire pour les entreprises cherchant à améliorer leur efficacité opérationnelle.
En France, la loi de finance oblige progressivement les entreprises à adopter ce processus, avec une échéance fixée pour 2026 pour toutes les entreprises, peu importe leur taille.
Dans ce contexte, les entreprises ont pour obligation de choisir une solution de facturation dématérialisée.
ACCÈS RAPIDE
La facturation électronique est un élément central de la modernisation administrative et commerciale des organisations, et trois types d’acteurs principaux sont identifiés dans ce domaine :
- le Portail Public de Facturation (PPF),
- les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP),
- et les Opérateurs de Dématérialisation (OD).
Comprendre les différences entre ces trois types de prestataires est essentiel pour choisir la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques d’une organisation et se conformer aux exigences légales de la facturation électronique.
Qu’est-ce que le Portail Public de Facturation (PPF)?
Le Portail Public de Facturation (PPF) est conçu par l’État français pour permettre aux éditeurs de solutions de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale et d’accéder à l’annuaire des entreprises qui permettra de récupérer le code routage afin d’adresser à la plateforme de réception des factures choisie par le destinataire.
À la suite de l’annonce du Gouvernement concernant la restriction du périmètre du portail public de facturation (PPF), les entreprises devront à présent travailler avec des solutions d’acteurs privés.
Un rôle concentrateur pour le Portail Public de Facturation
En Novembre 2024, le Gouvernement a revu ses ambitions et le PPF ne sera pas un portail gratuit de saisie et de consultation des factures, tel qu’il était envisagé.
Cependant, certaines fonctionnalités ont été maintenues pour permettre aux plateformes privées de transmettre de façon automatisée les données fiscales à l’administration compétente.
Il aura un rôle de concentrateur de données permettant la transmission des données à l’administration fiscale.
Il administre également l’annuaire central pour la facturation électronique, offrant une base de données complète et à jour des entités publiques et privées enregistrées.
Qu’est-ce qu’une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ?
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) joue un rôle crucial dans la gestion des factures électroniques et devient l’acteur central de la réforme, en offrant des services avancés de traitement et de transmission des documents.
Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) sont des acteurs privés certifiés par l’État pour soutenir le passage à la facturation électronique.
Elles répondent à un cahier des charges précis autour duquel elles peuvent y ajouter des fonctionnalités et des services additionnels.
Elles agissent comme des intermédiaires entre les entreprises et les entités publiques ou privées, en assurant la conformité aux normes légales et techniques.
Leurs principaux rôles sont :
- L’intermédiation :Servir de lien entre les entreprises et les entités publiques ou d’autres entreprises, en transmettant les factures électroniques de manière sécurisée et conforme.La PDP peut agir comme un intermédiaire entre un fournisseur et son client, et assurer la conversion du format de facture du fournisseur au format requis par le client. Ces transformations sont réalisées dans des conditions strictes afin de préserver l’intégrité, l’authenticité et l’exhaustivité des données.
- La conformité réglementaire : Assurer que les factures électroniques respectent les exigences légales et fiscales en vigueur, incluant les formats, les signatures électroniques et les archivages requis.
- La simplification des processus : Faciliter la gestion des factures électroniques pour les entreprises en automatisant et en standardisant les processus de facturation.
La dématérialisation de la facturation devient obligatoire
Une obligation pour toutes les entreprises qui perçoivent la TVA quelle que soit leur taille
L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 a introduit l’obligation pour les entreprises assujetties à la TVA d’émettre et de recevoir des factures électroniques.
Cette obligation s’appliquera progressivement à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, selon le calendrier suivant :
-
1ᵉʳ septembre 2026 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
- 1ᵉʳ septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour l’ensemble des entreprises.
-
1ᵉʳ septembre 2027 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises.
Cette réforme vise à moderniser les processus de facturation, à lutter contre la fraude à la TVA et à simplifier les démarches administratives des entreprises.
Quelles sont les fonctionnalités d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) en huit points ?
- dépôt et transmission des factures : les PDP facilitent le dépôt des factures électroniques par les entreprises, puis les transmettent aux destinataires concernés, qu’ils appartiennent au secteur public ou privé.
- contrôle de conformité : vérification automatique des factures électroniques pour s’assurer qu’elles respectent les normes et les exigences légales. Cela inclut la validation des données obligatoire, des formats, des signatures électroniques et des informations fiscales.
- réception et traitement : réception des factures électroniques de la part des fournisseurs et traitement des données pour les intégrer dans les systèmes comptables des entreprises clientes (conversion au format souhaité par le destinataire).
- archivage électronique des factures : stockage sécurisé et conforme aux normes légales des factures électroniques pour une durée déterminée. Cela garantit la conservation et la traçabilité des documents.
- suivi, traçabilité et gestion du cycle de vie des factures : outil de suivi en temps réel pour vérifier le statut des factures (envoyées, reçues, acceptées, rejetées) et gérer les différentes étapes du cycle de vie des factures.
- interopérabilité : intégration avec divers systèmes ERP et logiciels comptables pour une gestion fluide et automatisée des factures électroniques.
- support et assistance : assistance technique et support aux utilisateurs incluant la formation et le dépannage pour résoudre les problèmes liés à :
– l’e-invoicing (émission et réception de factures via une plateforme de dématérialisation)
– l’e-reporting (transmission à l’administration fiscale de toutes les informations n’entrant pas dans le champ de la facturation électronique). - fonctionnalités avancées : services supplémentaires comme l’analyse des données, la gestion des litiges, et l’intégration avec d’autres processus de gestion financière et un tableau de bord pour le pilotage et le suivi de la trésorerie.
En résumé, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) offre une gamme complète de services pour faciliter, sécuriser et optimiser la gestion des factures électroniques, tout en assurant la conformité aux réglementations en vigueur.
Notez bien que jusqu’à présent, seules des immatriculations provisoires ont été émises par la DGFiP. Par conséquent, il n’existe pas encore de PDP immatriculées officiellement. Docaposte dispose de cette immatriculation provisoire.
Qu’est-ce qu’un OD (Opérateur de Dématérialisation) ?
Les Opérateurs de Dématérialisation fournissent globalement des services similaires à ceux des Plateformes de Dématérialisation Partenaire mais ne sont pas immatriculés par l’Etat donc n’ont pas les mêmes contraintes en termes d’engagement fonctionnel.
Avec la disparition du PPF, les opérateurs de dématérialisation n’étant pas certifiés par l’Etat, ils seront dans l’obligation de se raccorder à une PDP afin de pouvoir :
– bénéficier de l’agrément officiel nécessaire,
– assurer la sécurité et la conformité des échanges de factures électroniques,
– garantir l’interopérabilité avec les systèmes existants,
– bénéficier de fonctionnalités avancées pour automatiser et optimiser les processus de gestion documentaire.
Passage à la facture dématérialisée : quelles missions pour l’OD ?
L’expertise et les solutions prêtes à l’emploi de l’OD assurent un traitement efficace des factures dématérialisées, tout en respectant les nouvelles règles légales.
Les OD rendront la transition vers la facture électronique plus facile en simplifiant les démarches, en garantissant le respect des règles et en facilitant l’accès aux plateformes dédiées.
- transmission Sécurisée : il assure la transmission sécurisée des factures électroniques entre les entreprises et les entités publiques ou privées, garantissant la confidentialité et l’intégrité des données.
- archivage électronique : l’OD peut proposer des services d’archivage électronique sécurisé, conformes aux régulations en vigueur, permettant la conservation à long terme des factures.
- interopérabilité : il facilite l’interopérabilité avec les systèmes de gestion des entreprises et les plateformes de facturation publiques (comme le PPF en France), assurant la compatibilité des formats et des protocoles.
- automatisation des processus : l’OD optimise les workflows en automatisant les processus de gestion documentaire et de traitement des factures électroniques, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité opérationnelle.
- conseil et Support : il conseille les entreprises sur les meilleures pratiques de dématérialisation et les soutient tout au long du processus d’adoption des solutions numériques.
Les OD proposent :
• Des solutions d’automatisation pour gérer simplement l’intégration des factures électroniques et la gestion de leur cycle de vie depuis l’émission jusqu’au paiement.
• Des outils et services pour s’intégrer aux solutions de l’organisation (logiciels de gestion financière, ERP…)
Passage à la facture électronique : quelles différences entre OD et PDP ?
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des plateformes qui permettent aux entreprises d’envoyer et de recevoir des factures électroniques.
Elles peuvent également être utilisées pour saisir, déposer ou transmettre à l’administration fiscale les données obligatoires dans le cadre du e-reporting. Les PDP proposent une solution focalisée sur la conversion ainsi que le contrôle des données et sur le routage des factures électroniques.
Elles aident ainsi les entreprises à se conformer aux exigences légales en matière de format structuré, notamment pour celles qui ne disposent pas encore de logiciels de facturation adaptés.
OD et PDP : comparatif des fonctionnalités et services
Les Opérateurs de Dématérialisation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaire jouent des rôles distincts mais complémentaires dans l’écosystème de la facturation électronique.
Les Opérateurs de Dématérialisation sont des acteurs spécialisés qui offrent une large gamme de fonctionnalités et de services pour gérer efficacement les factures électroniques via des outils clés en main gérant la dématérialisation, l’envoi, la réception, la validation, l’encaissement, le paiement et la sauvegarde des factures dématérialisées.
Les OD peuvent traiter des cas spécifiques et des formats de factures particuliers tout en garantissant la conformité légale, la sécurité des données et la confidentialité.
Les PDP, quant à elles, se spécialisent dans la transmission sécurisée des factures électroniques entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux ainsi qu’avec les administrations publiques. Leurs fonctionnalités de base incluent l’envoi, la réception et l’archivage des factures électroniques, avec des outils de suivi et de notification pour assurer une traçabilité efficace des transactions. Les PDP facilitent également la conversion des factures vers des formats standardisés comme CII, UBL et Factur-X, nécessaires pour la conformité aux normes réglementaires et pour l’interopérabilité avec les systèmes des destinataires.
En résumé, tandis que les OD se concentrent sur la transformation interne des processus de facturation, les PDP se positionnent comme des facilitateurs externes essentiels pour assurer la fluidité et la conformité des échanges de factures électroniques entre les différents acteurs économiques.
Faire appel à un OD présente de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à simplifier leur processus de facturation, gérer des formats spécifiques et respecter les réformes et les régulations en vigueur.
Transition vers la facture électronique : comment bien choisir son prestataire ?
Pour faire le meilleur choix, des critères clés doivent être étudiés :
- la typologie de destinataires : tous les OD ne géreront pas l’e-reporting et ne permettront donc pas la gestion des factures électroniques vers le BtoB à l’international ou vers les particuliers.
- le budget : le coût de la plateforme dépend directement des fonctionnalités proposées.
- le volume de factures et besoin d’automatisation : les PDP et OD sont en capacité de gérer tous types de volumes et proposent une variété de services avancés. Cela comprend le support de divers formats de factures, l’automatisation de la gestion des factures, le paiement direct aux fournisseurs, la reconnaissance automatique de caractères, la sécurisation des données, et un tableau de bord résumant l’état des factures.
- les partenaires commerciaux : si les partenaires commerciaux utilisent différents formats de factures, un prestataire capable de gérer et convertir ces divers formats sera essentiel.
- les contraintes de l’organisation : si une intégration avec les logiciels de l’entreprise est souhaitée, il sera nécessaire de faire appel à un OD.
Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), les points à considérer :
Seul partenaire immatriculé par l’Etat, la PDP :
Facilite la transmission des factures électroniques entre entreprises et administrations.
Propose des fonctionnalités de base comme l’envoi, la réception, l’archivage et la conversion des factures aux formats standardisés.
Idéal si vous avez besoin de gérer efficacement les échanges de factures avec plusieurs partenaires commerciaux et si vous cherchez une solution plus flexible tout en ayant des besoins peu spécifiques en termes de fonctionnalités.
Ces opérations s’effectueront dans des conditions qui devront permettre de garantir :
• la préservation de l’intégrité, de l’authenticité, de la lisibilité et de l’exhaustivité des données.
• l’extraction et la transmission à l’administration fiscale de certaines données de la facture (par exemple : identification du fournisseur et du client, montant H.T de l’opération, taux de TVA appliqué, montant de la TVA due …) ;
• la transmission à l’administration fiscale des données de transactions non concernées par la facturation électronique;
• la transmission des données de paiement pour toutes les opérations.
L’opérateur de Dématérialisation (OD), quant à lui :
Offre une gamme étendue de services personnalisés pour la dématérialisation des factures.
Peut fournir des solutions sur mesure comme la numérisation des documents, l’intégration avec les systèmes existants, et l’automatisation des processus de facturation dématérialisée.
Convient si vous avez des besoins spécifiques en termes de gestion documentaire, de traitement des factures électroniques et si vous recherchez une solution complète, prête à l’emploi proposant dans certains, cas en option, le e-reporting.
Propose un accompagnement sur mesure pour la transition numérique.
En synthèse, pour choisir entre une PDP ou un OD, évaluez vos besoins en termes de volume de facturation, de types de partenaires commerciaux, de formats de facture requis, ainsi que les exigences légales ou réglementaires spécifiques à votre secteur d’activité. Consultez également les fonctionnalités et les services proposés par chaque option pour déterminer celle qui correspond le mieux à vos objectifs et à votre environnement opérationnel.
Comment Maileva peut vous aider à mettre en place l’e-facturation ?
Maileva, marque de Docaposte et filiale du groupe La Poste vous accompagne dans la transition vers l’e-facture et digitalisation de vos processus d’achats (Procure-to-Pay) et vos processus liés aux commandes des clients (Order to Cash).
Notre accompagnement débute par l’analyse de vos besoins et se poursuit jusqu’à la mise en place de la solution.
Maileva est une plateforme complète de digitalisation et d’automatisation qui facilite le quotidien de vos équipes et augmente leur productivité.
Maileva Facture Client, la solution pour amorcer votre transition numérique sur le processus de la facturation client
Un périmètre fonctionnel permettant une mise en place et une transition en douceur :
• Envoi multicanal : courrier, e-mail, portail, Chorus Pro.
La solution Maileva permet très facilement de changer le canal d’envoi (par exemple de passer d’un envoi par courrier à la facture dématérialisée en fonction du souhait de vos clients).
• Envoi vers les particuliers, les entreprises et le secteur public
• Signature et archivage des factures à valeur légale
• Personnalisation des e-mails de notification
• Suivi des factures électroniques
• Tableau de bord avec vos indicateurs métiers
Un accès à la solution adapté à votre besoin.
Vous disposez de plusieurs modes d’accès :
• Depuis une imprimante virtuelle via votre application métier
• Depuis votre Espace Client
• Via un dépôt à distance en SFTP
• Via une API pour intégrer les services Maileva directement au sein de votre système d’information.
Un accompagnement de A à Z pour une prise en main sereine :
• Accompagnement à l’utilisation du scénario / règle pour réaliser les envois
• Accompagnement pour le déploiement
Une transition transparente avec la future règlementation :
Maileva sera raccordée à la PDP Docaposte permettant de contrôler et certifier les factures avant de les déposer sur le PPF.
Si dans le futur, votre éditeur de logiciel d’édition de factures ne vous propose pas une édition de facture dans un des 3 formats demandés par la réforme mais en format pdf seulement, la solution Maileva transformera votre pdf en facture X pour rendre votre facture conforme.
Maileva vous permet d’envoyer vos factures vers les différents types de public :
– Les entreprises assujetties à la TVA dont la clientèle B2B est en France (e-invoicing)
– Les entreprises B2B à l’international ou non assujettis ou les particuliers (e-reporting)
N’attendez plus, avec Maileva, profitez des bénéfices de la dématérialisation des factures Client sans attendre :
– Accélération les délais de paiement
– Optimisation les processus
– Réduction des coûts et des erreurs
– Conformité réglementaire
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