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Bien choisir et bien utiliser les solutions Maileva

Les solutions Maileva sont conçues pour répondre aux obligations juridiques spécifiques à chaque type d’envoi (facture, bulletin de paie, lettre recommandée, courrier simple…). Mais pour bénéficier de ces garanties, les entreprises doivent à la fois veiller à choisir la solution Maileva adaptée à la nature de leurs envois, et signaler tout changement susceptible d’affecter le traitement industriel de leurs courriers.

Un des enjeux quand vous faites appel aux solutions Maileva est de bénéficier des mêmes solutions industrielles que les très grands émetteurs pour envoyer des courriers au meilleur coût et en toute conformité avec les réglementations. Or, celles-ci ont considérablement évolué ces dernières années sous l’influence du numérique. « L’émission de factures ou de bulletins de paie, pour ne citer qu’eux, est désormais fortement encadrée par la loi, celle-ci imposant des exigences particulières en matière de durée de conservation ou de signature électronique. A cela s’ajoutent les obligations du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) en matière de collecte, d’accès et de conservation des données à caractère personnel. Chaque solution Maileva intègre les contraintes juridiques spécifiques au type d’envoi pour lequel elle est prévue », souligne Olivier Normand, expert confiance numérique et conformité juridique pour Maileva.

Choisir la bonne solution est donc essentiel. Une facture ou un bulletin de paie envoyé comme un simple courrier ne bénéficie pas des traitements spécifiques prévus dans les solutions Maileva Facture ou Maileva Paie. « Sur la plateforme Maileva, un courrier simple n’est ni signé électroniquement ni archivé dans un coffre à valeur probatoire (sauf si le client retient certaines options), alors qu’une facture envoyée à travers la solution Maileva Facture est signée automatiquement avec un certificat RGS 2* et conservée 11 ans dans un coffre à valeur probatoire, pour répondre aux obligations en termes de dématérialisation fiscale », illustre Camille Petot, Directrice marketing pour DOCAPOSTE et Maileva.

Mais tout au long de l’utilisation, la vigilance doit rester de mise. Car pour industrialiser le traitement, Maileva analyse, en collaboration avec ses clients, les caractéristiques des envois (nature du document, format et emplacement de l’adresse, identifiant salarié ou numéro de facture…). « Cette analyse permet de définir des règles de flux sur lesquelles s’appuie notre traitement industriel. Cela implique que le client nous signale sans attendre toute modification du format des documents, afin que nous puissions nous assurer de la compatibilité du document avec la règle déjà paramétrée », poursuit Camille Petot. Un appel à la vigilance qui s’applique d’autant plus lorsque le client est totalement autonome, comme lors d’un dépôt via Maileva Office, le composant d’envoi de courrier intégré à la suite bureautique de Microsoft.

« Dans un proche avenir, l’intelligence artificielle contribuera à simplifier la vie des entreprises dans ce domaine », tempère Olivier Normand, en évoquant les travaux en cours des équipes d’innovation chez DOCAPOSTE. L’IA, déjà largement utilisée pour la reconnaissance du texte, peut permettre une détection intelligente des catégories de documents, afin d’indiquer au client le processus de traitement le mieux adapté. « Ces avancées technologiques nous permettront d’apporter encore plus de conseils et d’accompagnement à nos clients tout au long des processus de traitement de leurs envois », promet Camille Petot avant de rappeler l’objectif de Maileva, augmenter toujours plus la satisfaction client grâce à la qualité des prestations et à la réactivité du service.

Bon à savoir : les Conseillers de clientèle Maileva sont les interlocuteurs dédiés de leurs clients. Grâce à des formations régulières, une base de connaissances et en s’appuyant sur les experts Maileva, ils peuvent répondre aux questions techniques ou juridiques que vous vous posez.

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