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Signature électronique : 5 raisons de l’adopter

Au cœur de la transformation numérique des entreprises se trouve la dématérialisation des documents et processus

Avec la crise, de nombreuses organisations, privées comme publiques, ont accéléré leur transformation digitale afin de s’adapter à de nouvelles contraintes et gagner en agilité.

Cela passe notamment par le choix de solutions permettant d’assurer la continuité de l’activité, comme la signature électronique, qui a gagné en popularité avec la crise. Et pour cause : lorsque les salariés doivent travailler à distance et que les rendez-vous clients ne peuvent plus être honorés en présentiel, elle apparaît comme la solution optimale pour permettre d’assurer la contractualisation mais aussi la continuité de l’activité de l’entreprise.

Vous hésitez encore à passer à la signature électronique dans votre entreprise ? Voici 5 arguments qui devraient définitivement vous convaincre.

1. La signature électronique permet de gagner du temps...

La signature électronique permet de réduire significativement les délais entre les différents signataires et ce, quel que soit le type de document à signer. Contrairement à son équivalent manuscrit, la signature électronique évite tout déplacement – d’où son succès en temps de confinement – puisqu’il n’y a plus besoin de poster un document et d’attendre que le destinataire le reçoive, le signe à son tour et vous le retourne par voie postale ou après l’avoir scanné. Fini l’attente de plusieurs jours : grâce à la signature électronique il est possible de contractualiser en quelques minutes.  

Pour les entreprises qui ont mis en place des solutions d’archivage électronique et des solutions collaboratives (comme la GED, Gestion Electronique des Documents), le fait que les documents ainsi signés soient nativement en format électronique les rend d’autant plus simples à archiver et partager si besoin !

Ce faisant, cette solution permet de fluidifier et d’accélérer les échanges avec les parties prenantes en interne comme en externe : collaborateurs, fournisseurs, clients et prestataires.

2. … et de réaliser des économies !

« Le temps c’est de l’argent », dit le proverbe. Le temps gagné grâce au déploiement d’une solution d’e-signature a pour corollaire un gain financier ! D’abord, vos collaborateurs gagnent du temps pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. De plus, la signature électronique est une solution qui permet de réaliser des économies sur les frais liés aux consommables et matières premières tels que les frais d'impression, d'affranchissement, de déplacement, les frais d’achats de papiers, d’enveloppes, de timbres.

En effet, alors que la signature manuscrite exige d’imprimer, de scanner puis de conserver physiquement les documents signés, son équivalent électronique vous libère de ces contraintes. En plus de simplifier les échanges, la signature électronique est donc aussi une solution économique pour votre entreprise.

Une fois signé électroniquement, le document peut être stocké selon le mode d’archivage choisi par votre entreprise. L’idéal étant de choisir un prestataire de confiance qui puisse aussi proposer l’archivage électronique à vocation probatoire de vos documents en toute sécurité.

3. La signature en ligne améliore l’expérience client et la marque employeur

Moderne et simple à implémenter, la signature électronique peut être intégrée, selon la solution choisie,  dans vos ERP pour offrir à vos équipes une vue d’ensemble sur les workflows, ou dans votre CRM pour optimiser le suivi des échanges avec vos clients. En utilisant ce type de solution, vous offrez à vos clients une nouvelle expérience plus fluide et qui optimisera également leur temps, le tout de manière sécurisée.

En interne, la signature électronique saura séduire les collaborateurs en faveur d’outils non seulement modernes mais aussi plus écologiques. Ce type d’outil numérique se met aussi au service de votre marque employeur.

4. Avec la solution Signer en ligne, la signature électronique c’est facile !

Si certaines entreprises peuvent être au premier abord réfractaires à la mise en place de nouvelles solutions telle que la signature électronique, c’est parce que la complexité que l’on prête aux outils technologiques mais aussi l’impact de leur déploiement sur l’organisation de l’entreprise peuvent faire peur. Cependant, chaque entreprise, quelle que soit sa taille et son organisation, peut trouver la solution qui correspond le mieux à son organisation et à ses besoins ! La solution Signer en ligne de Maileva, marque de Docaposte (filiale numérique du Groupe La Poste), par exemple, est prête à l’emploi, simple d’utilisation, rapide à mettre en place et permet de disposer d’un accompagnement pour que les collaborateurs puissent maîtriser rapidement ce nouvel outil. 

Véritable alliée de la fluidification et de la simplification des échanges au sein de l’entreprise et avec vos interlocuteurs en externe, la solution choisie doit vous permettre de créer des circuits de signature simples, pour vous et vos destinataires. En quelques clics, les documents sont envoyés puis signés.

5. La signature électronique est fiable et sécurise vos échanges

Enfin, et c’est aussi un argument de taille, la signature électronique offre des gages de sécurité. D’abord, un règlement européen, le règlement eIDAS, l’encadre, de même qu’il instaure un cadre général en matière d’identification électronique et de services de confiance et harmonise la réglementation pour les pays du membre de l’UE, rendant ainsi la signature électronique française soit valable en Italie, Allemagne etc.
Signer électroniquement signifie aussi assurer la traçabilité des documents puisqu’une signature électronique s’accompagne d’un certificat numérique qui permet de retrouver chacune des modifications réalisées sur les documents signés et d’identifier les auteurs de ces modifications.
De ce fait, une solution de e-signature conforme aux normes imposées par le règlement eIDAS rend opposables en justice les documents signés ainsi et assure donc les entreprises, les organisations publiques et les particuliers qui signent électroniquement que les documents signés le sont en toute légalité et en toute sécurité !  

70% des entreprises ont accéléré la mise en place d’une solution de signature électronique * suite à la crise sanitaire. L’an dernier, le cabinet d’études américain Forrester prévoyait une croissance mondiale de +25% pour la signature électronique, une tendance qui sera sûrement revue à la hausse au vu de la situation inédite rencontrée par les entreprises.
Désormais, de nombreux secteurs l’ont adoptée : immobilier, banque et assurance, services, grande distribution…
 

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* Enquête réalisée d’avril à juin 2020, auprès de 150 organisations françaises et parue dans le supplément dédié à la signature électronique du magazine Archimag (n°336, juillet 2020)

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