2 façons d’envoyer un courrier recommandé en ligne, simplement et rapidement

Ces nouvelles possibilités d’envoi de courriers recommandés en ligne répondent aux besoins des équipes administratives en proposant une alternative fiable mais aussi simple et rapide.

Dans cet article, nous passerons en revue ces 2 façons d’envoyer des lettres recommandées en ligne et détaillerons leurs avantages respectifs.

2 façons s’offrent à vous pour envoyer des courriers recommandés en ligne :

• La lettre recommandée hybride : dans ce cas, l’envoi de la lettre recommandée se fait en ligne et la distribution du courrier recommandé se fait au format papier par le facteur.
• La lettre recommandée 100% électronique (LRE) : comme son nom l’indique, l’envoi et la réception sont numériques.

Si ces 2 types de recommandés ont des caractéristiques communes, chacun répond à des besoins spécifiques.

Les caractéristiques communes entre le courrier recommandé hybride et le courrier recommandé 100% numérique :

• Une garantie de l’anonymat de l’expéditeur
• Un délai d’instance de 15 jours durant lequel le destinataire peut accepter ou refuser la réception du courrier
• Des documents de preuve horodatés et signés
• Une identification du destinataire
• Un suivi en temps réel

Quels sont les principaux bénéfices de la lettre recommandée hybride ?

L’envoi de la lettre recommandée hybride se fait par voie numérique et sa distribution par le facteur. Le suivi est en temps réel. La traçabilité est complète et vos preuves sont à disposition en cas de litige. C’est très simple et rapide !

Plusieurs options sont à votre disposition :

• Impression noir et blanc ou couleur – Recto simple ou recto / verso
• Ajout d’une enveloppe retour
• Choix de l’enveloppe : DL (un tiers de page A4), C4 (A4)
• Choix du délai d’acheminement, J+3 en standard ou J+2 en option
• Archivage électronique à vocation probatoire, 3 ans en standard
• Gestion numérique des Plis Non Distribuables (PND)
• Preuves 100% électroniques, horodatées avec le cachet électronique de La Poste. L’avis de réception 100% électronique qui évite une gestion manuelle des AR.

Comment envoyer des documents en recommandé hybride ?

Pour l’expéditeur :

L’expéditeur réalise ses envois de courrier en ligne 24h/24 et 7j/7 en quelques clics, avec une connexion sécurisée et la solution d’envoi s’occupe de transmettre, d’imprimer, de mettre sous-pli, d’ affranchir et remettre le courrier recommandé à La Poste. C’est enfantin !

Les notifications des AR se font en temps réel. Vos preuves de dépôt, de contenu et de remise au destinataire sont archivées électroniquement.

Pendant ce temps, vous vous concentrez sur votre cœur de métier en toute sérénité.

Pour le destinataire :

La distribution se fait par le facteur comme pour un recommandé classique !

Quels sont les avantages de la lettre recommandée 100% électronique (LRE) ?

Comme nous l’avons vu, dans le cas de la lettre recommandée 100% électronique, l’envoi et distribution se font en ligne, au format numérique.

Un gain de temps significatif

• Quelques minutes suffisent pour effectuer un envoi de LRE à tout moment (pas de délai d’acheminement)
• Le destinataire accuse réception de son courrier à tout moment y compris en mobilité
• Accélération des flux et des procédures numériques
• Un module permet de recueillir facilement les consentements des destinataires particuliers

Identification

• L’identification de l’expéditeur du recommandé et du destinataire sont renforcées.

L’identification élevée de l’expéditeur n’existe pas pour un envoi de Lettre recommandée envoyée en ligne puis imprimée.

Traçabilité de la lettre recommandée électronique

• Le cachet et les preuves électroniques sont disponibles en temps réel
• Les documents et preuves sont accessibles en temps réel et à tout moment pendant au moins 7 ans (certaines solutions comme Maileva et AR24 les conservent 10 ans).
• Le suivi de l’envoi et de la réception jusqu’à l’ouverture de la LRE par le destinataire, se fait en temps réel

Juridique et Sécurité

• Possibilité de produire en justice le contenu de la LRE Qualifiée
• Opposabilité juridique
• Suppression des risques de perte
• Respect de la réglementation et présence sur la Trusted List de l’ANSSI pour les services qualifiés de Lettre Recommandée Electronique

Economies générée par le courrier recommandé électronique

• Tarif unique quel que soit la taille des documents ou le nombre de pièces jointes jusqu’à 256Mo.
• Suppression des frais d’affranchissement.

La LRE, comment ça marche ?

Pour l’expéditeur :

1. L’expéditeur se connecte à son compte.
2. Si le destinataire est un particulier, il recueille son consentement (le consentement n’est pas nécessaire pour les entreprises).
3. L’expéditeur s’identifie pour prouver son identité.
4. Il envoie sa lettre recommandée (télécharge ses coordonnées et son contenu).
5. Il reçoit immédiatement la preuve de dépôt contenant l’horodatage et le cachet de l’entreprise.
6. Dès réception par le destinataire, l’expéditeur reçoit la preuve de réception au format électronique.

Un dossier de preuve est généré tout au long du processus et mis à disposition de l’expéditeur. Il est conservé ainsi que les documents et pièces jointes pendant 10 ans de façon sécurisée, en France.

Pour le destinataire :

Si le destinataire est un particulier, avant la réception, il a donné son consentement à l’expéditeur pour recevoir des LRE de sa part et a confirmé son adresse e-mail.

1. Le destinataire reçoit une notification par e-mail. Il ne sait pas de qui provient cet envoi.
2. Il a 15 jours pour la réceptionner (des relances automatiques sont envoyées).
3. Si le destinataire souhaite réceptionner la lettre recommandée, il s’authentifie avec l’Identité Numérique de La Poste ou s’identifie en ligne.
4. Le destinataire choisit d’accepter (il peut aussi refuser) la LRE.
5. Il peut alors la consulter et voir les coordonnées de l’expéditeur.

La LRE est conservée 10 ans de façon sécurisée et le destinataire peut y accéder sur la solution d’envoi. Il peut aussi décider de conserver sa LRE dans un coffre-fort sécurisé comme Digiposte.

Recommandé hybride ou 100% numérique, avec Maileva, vous avez le choix !

Bien qu’en voie de démocratisation et disposant d’avantages essentiels, La LRE est une pratique encore assez nouvelle et son parcours comporte des jalons incontournables (recueil du consentement pour les particuliers et authentification). En 2021, par exemple, sur 200 millions de lettres recommandées envoyées, environ 4% seulement étaient entièrement dématérialisées. En fonction de la typologie des destinataires des courriers recommandés, il sera donc plus intéressant d’utiliser l’une ou l’autre de ces solutions d’envoi.
Avec Maileva, rien de plus simple, les deux solutions vous sont proposées. Vous pouvez ainsi choisir de dématérialiser totalement certains courriers et au contraire d’utiliser le mode hybride pour d’autres envois.
 

Maileva s’appuie sur la technologie AR24, leader français de la LRE

En France, depuis l’entrée en vigueur du règlement eIDAS en 2016, l’envoi de lettres recommandées électroniques est réglementé. La LRE offre une valeur juridique strictement équivalente à celle d’une lettre recommandée papier si l’opérateur est qualifié par l’ANSSI (Agence National de la Sécurité des Systèmes d’Information). Afin d’être en parfaite conformité avec la règlementation, Maileva, s’appuie sur la technologie d’AR24, la solution d’envoi de LRE du groupe La Poste, leader français de la LRE et qualifié par l’ANSSI.
Le règlement eIDAS impose une conservation des preuves d’envoi pendant 7 ans, mais AR24 et Maileva ont fait le choix de les conserver 10 ans sur des serveurs sécurisés en France pour votre confort.

Avec Maileva, faites des économies !

• Avec le mode hybride, vous envoyez jusque 20 Mo par envoi soit 90 pages ou 45 feuilles plus la page porte adresse.
• Avec le mode 100% numérique, vous économisez les coûts d’affranchissement et bénéficiez d’un tarif unique peu importe la taille des documents ou le nombre de pièces jointes jusqu’à 256 Mo.

Prêt(e) à simplifier vos envois de courriers recommandés professionnels en ligne ?

Nos conseillers sont disponibles par téléphone, e-mail et chat pour répondre à vos questions sur l’envoi de courrier en ligne.