600 factures en 5 minutes contre 7 heures auparavant
Le service des activités périscolaires de la municipalité d’Arnouville a été le premier à expérimenter l’envoi dématérialisé des factures avec Maileva Facture. Résultat, plus de 7 h gagnées par semaine au service des usagers.
Alliant tradition, avec son château du 18ème siècle et innovation avec son Livre Voyageur, un programme inédit d’échange libre de livres entre les habitants, Arnouville se situe aux limites sud du Val d’Oise, proche de l’aéroport international de Roissy Charles de Gaulle. Depuis 2014, la ville s’est engagée résolument sur la voie de la dématérialisation. « Nous avons commencé par la gestion documentaire puis nous nous sommes rapidement intéressés au courrier sortant », témoigne Chahinez Zerrad, chef de projet systèmes d’information pour la Municipalité d’Arnouville. Chaque mois, la commune envoie ainsi plus de 600 factures aux familles utilisatrices des services périscolaires et petite enfance.
Un gain de temps considérable
« Auparavant, le service concerné devait consacrer toute une demi-journée à l’édition et à la mise sous pli de ces factures. Puis le service Accueil prenait le relai pour réaliser l’affranchissement, ce qui représentait 3 heures de travail supplémentaires. Pendant ce temps, ni les uns ni les autres n’étaient disponibles pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée ou pour répondre aux administrés », détaille Chahinez Zerrad avant d’annoncer le nouveau délai de réalisation de ces opérations : « 5 minutes contre 7 heures, le calcul est vite fait », se réjouit-elle.
De plus en plus de services concernés
Rien d’étonnant à ce que l’utilisation de Maileva par les services de la Municipalité d’Arnouville se soit considérablement élargie depuis sa mise en place en 2015. Urbanisme, services à la population, maison de la petite enfance… « tous les services qui envoient plus de 100 courriers dans le mois sont potentiellement concernés », estime la chef de projet. La simplicité d’usage de la solution contribue ainsi à une transformation numérique en douceur, qui ne bouleverse pas les méthodes de travail. À travers la dématérialisation, les services s’habituent aussi à utiliser des ressources communes et partagées.
Accompagner les utilisateurs
« Tout le monde reconnaît aujourd’hui que la dématérialisation présente de nombreux avantages pour les collectivités. Elle permet de libérer les agents de tâches rébarbatives pour qu’ils puissent plus se consacrer à leurs missions essentielles et favoriser d'avantage le contact avec le public. Mais pour y parvenir, il faut prendre le temps de les accompagner », avertit Chahinez Zerrad avant de conseiller aux collectivités qui souhaitent s’engager dans cette voie de désigner un chef de projet dédié, responsable de la mise en place des solutions, mais aussi de la formation et du soutien quotidien aux utilisateurs.
Enfin, la Municipalité d'Arnouville réfléchit à d'autres transferts d'activités, comme la dématérialisation de certains courriers recommandés.
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