Sécurisez les contrats de travail avec Maileva Signer en ligne
La loi impose aux responsables RH de signer et faire signer les contrats courts dans les 48h après le début d’activité. En période estivale, cela représente une charge de travail importante à réaliser en seulement quelques jours. Maileva Signer en ligne simplifie ce travail en dématérialisant le contrat et sa signature tout en facilitant le suivi.
Tourisme, hôtellerie et restauration, chaque année, la période estivale génère à elle seule plus de 800 000 emplois saisonniers. La mise en oeuvre de ces contrats courts représente un défi pour les responsables RH ou les dirigeants de petites structures. À l’ouverture de la saison pour un restaurant de plage par exemple, ce sont huit à dix nouveaux collaborateurs qui commencent leur travail le même jour. Pour être conforme à la réglementation, chaque contrat devra avoir été signé par le salarié concerné dans les deux jours suivant le début d’activité. Au lieu de devoir littéralement courir après chaque salarié pour lui faire signer son contrat dans les temps, le responsable RH ou le dirigeant peut aujourd’hui s’appuyer sur une réponse simple, la signature électronique en ligne de contrats dématérialisés.
Signature en quelques secondes
Déjà largement utilisée dans l’immobilier, ou encore par les banques, les assurances ou les opérateurs de téléphonie mobile, la signature électronique permet de signer un document à distance, au moyen d’un code reçu par SMS ou par email. Avec Maileva Signer en ligne, cette technologie est particulièrement simple à mettre en oeuvre. Il suffit de déposer le contrat à signer sur la plateforme et d’indiquer le ou les signataires. Une fois l’envoi pour signature validé, chaque destinataire recevra un lien l’invitant à se connecter, sans identifiant ni mot de passe, à la plateforme Maileva Signer en ligne. L’opération ne prend que quelques secondes, le temps de cliquer sur le bouton « Signer », puis de saisir le code unique reçu en réponse pour valider la signature. Bien sûr, il est toujours possible de relire le document avant de le signer et même de refuser la signature. Dans un cas comme dans l’autre, l’émetteur du document recevra instantanément une alerte.
Suivi en temps réel et parcours de signature personnalisés
L’interface web de « Signer en ligne » est conçue pour faciliter le suivi, à partir d’un tableau de bord unique, et quel que soit le nombre de documents envoyés pour signature. Pour chaque contrat, le responsable RH peut ainsi prévoir de relancer automatiquement le signataire ou fixer un délai d’expiration de l’invitation à signer. Une fonctionnalité « Modèles » est également à disposition du responsable RH pour préparamétrer des circuits de signature qu’il n’aura plus qu’à personnaliser selon son besoin. Pour un contrat de travail par exemple, le responsable RH peut automatiser sa propre signature, qui sera toujours identique, et émettre au fur et à mesure les invitations à signer pour les nouveaux collaborateurs. Enfin, Maileva Signer en ligne permet aussi de concevoir de véritables parcours de signature personnalisés, incluant par exemple la validation du contrat par le responsable d’établissement qui sera en charge d’accueillir et de gérer le salarié (intitulé du poste, horaires de travail, etc.).
Maileva Signer en ligne permet également de faire signer vos documents PDF en face à face sur tablette grâce à une signature manuscrite, qui vient symboliser la signature électronique.
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