Gestion électronique des documents (GED)

  • Accès à une information fiable et homogène en temps réel, 24h/24, 7j/7
  • Des documents disponibles en tout lieu depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
  • Recherche rapide des documents grâce à un classement et des moteurs de recherche pertinents
  • Acquisition et classement automatisés des documents
  • Stockage des données sécurisé en France
Obtenir un devis personnalisé
Illustration envoi de factures électroniques clients 5

Vos collaborateurs et partenaires exploitent vos documents dans une base unique, selon les droits d’accès que vous avez définis.
La meilleure façon de gérer, stocker, partager et rechercher vos documents pour accroître votre productivité !

Simplicité, Rapidité

Simplicité, Rapidité

Conformité, Sécurité

Conformité, Sécurité

Economie

Economie

Nos clients étaient exactement là où vous êtes aujourd'hui, et ils ont trouvé en Maileva la solution à leurs problèmes. Laissez leurs histoires vous inspirer !

Nous utilisons Maileva GED au quotidien pour l’envoi des factures à nos clients : nous déposons les factures clients dans le système et Maileva se charge de les envoyer, soit par e-mail, soit par courrier si aucun e-mail n’a été renseigné sur la facture. Par rapport à notre ancienne manière de travailler, le gain de temps est énorme.
Nous utilisons également Maileva pour traiter et archiver les factures entrantes de nos fournisseurs : nous déposons les factures fournisseurs dans la GED, elles suivent ensuite des circuits de validations internes que nous avons créés. Elles sont ensuite archivées et peuvent être facilement retrouvées.

Avec la solution Maileva :
- Nous n’imprimons quasiment plus aucun document.
- Enorme gain de temps pour l’envoi des factures et pour la validation des factures fournisseurs
- Nous apprécions de pouvoir retrouver, dans notre GED, toutes les factures client envoyées et factures fournisseurs reçues.
- Nous pouvons également retrouver très facilement l’historique de validation des factures fournisseurs, avec les commentaires des valideurs.

A. B., Executive Assistant chez SSI Schaefer S.A.S. (produits et systèmes logistiques pour le stockage)

  • La solution Maileva GED est intuitive et ergonomique. Elle intègre de puissants outils de travail et s’adapte à votre organisation. Editée par la société Eukles, elle a remporté l’Award DataMaster 2022 de la GED la plus collaborative pour les PME.
  • Notre solution GED propose les actions classiques du travail bureautique : classement, notes, tampons, bannettes, association de documents, découpe et fusion…
  • Le travail collaboratif est amélioré grâce au suivi du traitement des tâches et le suivi des process internes.
  • Les contrats en cours sont centralisés. Vous êtes alerté(e) des échéances de tacites reconductions et vous maîtrisez le renouvellement de vos contrats.
  • Connexion avec login et mot de passe, sécurisée en HTTPS et certifiée GandiSAS Secure Certification Authority
  • Vos documents sont sauvegardés dans 3 data centers en France (Solution SaaS)
  • Des droits spécifiques sont attribués à chaque collaborateur : accès aux documents et dossiers, actions, plages horaires, adresse IP…
  • L’accès pour tous les intervenants extérieurs à l’entreprise : clients, fournisseurs, comptables, sous-traitant… est géré via des espaces sécurisés et limités
  • Vous gagnez en productivité sur le temps passé pour le classement et la recherche de vos documents.
  • Dans une approche « Zéro papier », vous réduisez les coûts liés à l’impression et la gestion de vos documents.

A partir de 99 € HT / mois
Devis personnalisé sur demande.

Tous secteurs d’activité publics ou privés, PME et ETI

La solution est accessible dès la signature de votre contrat

Nous vous aidons à la prendre en main et à la paramétrer en fonction de vos besoins métier.

Votre conseiller dédié, situé en France, est joignable par téléphone ou e-mail

  • Un outil gratuit se limite à stocker des documents et à des fonctions de classement et de partage mais ne garantit pas l’intégrité du document et sa sécurisation.  
    Maileva GED offre, quant à elle, de nombreuses fonctionnalités et garanties : import des documents par de multiples moyens (scan, connecteur Outlook, imprimante virtuelle, application mobile), gestion des droits, circuits de validation, module contrat, indexation automatique et manuelle, découpe et fusion de PDF, paraphe de document, recherche full text sur le contenu du document, versioning, envoi de documents/dossier volumineux, module collaboratif, pouvoir mettre des tampons aux documents.  
    Par ailleurs, le logiciel Maileva GED peut être interfacé avec d’autres outils métiers par API et Webservices.  
    De plus, la sécurité est une différence majeure : Maileva GED est solution française qui héberge les données de ses clients en France Métropolitaine, dans 3 Datacenters, et garantit la confidentialité de leurs données.

  • Il existe 7 modes d’acquisition de documents :  
    1. Depuis le Navigateur via le Dépôt de fichier (Parcourir et aller chercher son document en local)  
    2. En réduisant la fenêtre du Navigateur et en faisant un Glisser/Déposer local vers Arborescence (Documents et Dossiers) 
     3. Scan des documents avec import automatique dans la GED (via un agent de dépose qui surveille en permanence un répertoire)  
    4. Drag & Drop dans l’agent de dépose  
    5. Drag & Drop via le widget  
    6. Import des emails et/ou pièces jointes dans la GED depuis le connecteur Outlook  
    7. Utiliser la fonction « fichier/imprimer » depuis un logiciel. 

  • Non. L’action de « Supprimer » un document et un dossier peut être activée ou désactivée à un utilisateur et à un groupe. Chaque document supprimé par un utilisateur est stocké dans la corbeille Maileva GED, que seul l’administrateur peut vider définitivement.