Découvrez Maileva Copro, solution pensée pour les professionnels de l’immobilier

15/02/2022

Découvrez Maileva Copro, solution qui permet de réaliser l’envoi des convocations et procès-verbaux d’assemblée générale, ainsi que les mises en demeure par voie postale ou par avis électronique, selon le choix des copropriétaires.  
Notre expert, Philippe-Arnaud Morel, Product Marketing Manager Flux Sortants chez Docaposte, nous présente les caractéristiques et atouts de la solution Maileva Copro.

Zoom sur l’évolution du cadre réglementaire en faveur de la dématérialisation des communications règlementées en copropriété 
Depuis le 2 juillet 2020, le décret 2020-834 a introduit un nouveau procédé électronique, « l’avis électronique », pour simplifier les communications réglementées en copropriété. Les syndics de copropriété peuvent dorénavant recourir à l’avis électronique pour envoyer leurs convocations et procès-verbaux d’assemblée générale et leurs mises en demeure, en respectant le consentement du copropriétaire.

Quand utiliser Maileva Copro ? 
Maileva Copro est une solution dédiée aux professionnels de l’immobilier qui leur permet d’envoyer simplement et en toute confiance les courriers réglementés à destination des copropriétaires :
•  Convocation d’assemblée générale
•  Procès-verbaux d’AG
•  Mises en demeure
« Depuis ce début d’année, notre solution LR Copro a évolué vers  Maileva Copro, solution hybride visant à simplifier les envois de convocations et procès-verbaux d’assemblée générale, dans le respect du décret 2020-834», explique Philippe-Arnaud Morel, Product Marketing Manager Flux Sortants chez Docaposte.
Accessible par interface, intégration métier ou API, Maileva Copro répond aux besoins des syndics de copropriété tout en s’adaptant aux nouveaux usages digitaux. « Notre solution LR Copro permettait de prendre en charge l’envoi de courriers volumineux par voie postale en Lettre Recommandée avec Accusé/Réception (LRAR). C’est toujours le cas mais nous avons ajouté la possibilité de les envoyer par avis électronique pour les copropriétaires ayant préalablement donné leur consentement», résume notre expert.

Quels sont les avantages de l’avis électronique ? 
•  Preuves électroniques (dépôt et transmission, réception / négligence)
•  Optimisation du taux de réception par les copropriétaires : un accès au contenu en 1 seul clic 24/24 et 7/7 et sans besoin d’identification, 21 jours pour accuser réception, avec des relances automatiques en cas de non-ouverture
•  Conservation du contenu, des pièces jointes et des preuves sur nos serveurs, en France, durant 1 an.
•  Tarif unique de 1,99 € H.T : réduction des  coûts d’acheminement

Focus sur l’obligation du recueil du consentement
Le consentement du destinataire copropriétaire est obligatoire pour le notifier par avis  électronique. 
Maileva propose un module de consentement permettant de recueillir le choix du copropriétaire en un seul clic et d’en conserver la preuve. 
Il est proposé indépendamment du module d’envoi, les syndics de copropriété ont donc la possibilité de lancer leur campagne de consentement toute l’année. « On constate que ce module permet d’améliorer nettement le taux de consentements (environ 45%) par rapport à une demande faite lors d’une AG par exemple… Il permet aussi d’organiser des campagnes de relances, paramétrées tous les 4 jours », précise Philippe-Arnaud Morel.
Il permet également d’intégrer les consentements recueillis par ailleurs (en AG, en cabinet…) pour simplifier la gestion des choix des copropriétaires. 
Lors de l’envoi, le canal (papier ou électronique) sera appliqué automatiquement en fonction de la présence ou non du consentement du copropriétaire..

Pourquoi choisir Maileva Copro ?
« En proposant un parcours intuitif et rapide, avec une réception de l’avis électronique en un  seul clic et avec des relances automatiques, on optimise le taux d’ouverture des communications réglementées en copropriété. Pour les copropriétaires qui souhaitent continuer à recevoir ces courriers au format papier, cela ne change rien. En revanche, pour le syndic, la gestion est simplifiée puisqu’une seule solution permet de gérer le double flux : c’est un véritable atout », souligne notre expert.
Maileva Copro offre donc un gain de temps pour les syndics de copropriété en supprimant les tâches chronophages liées à la mise sous pli et au dépôt en bureau de Poste d’une part, et en centralisant la gestion des envois en LRAR papier et avis électronique, d’autre part. Ces derniers déposent l’ensemble des documents en ligne depuis une interface unique et l’aiguillage papier / électronique se fait automatiquement.

Les bénéfices de Maileva Copro 
« Cette solution offre donc des avantages tant pour les professionnels de l’immobilier à qui elle s’adresse que pour leurs utilisateurs finaux, leurs copropriétaires », résume Philippe-Arnaud Morel. 
Les bénéfices pour les professionnels : 
•  Optimisation du taux de conversion vers la dématérialisation grâce au module de consentement
•  Gestion simplifiée et centralisée des envois
•  Économies réalisées et pilotage des coûts simplifié grâce au relevé de consommation détaillé
•  Gain de temps (mise sous pli, dépôt au bureau de Poste)
•  Sécurité et confiance : conforme à la réglementation en vigueur et mise à disposition des différentes preuves (consentement, dépôt, pièces jointes, accusé réception)
Les bénéfices pour les copropriétaires
•  Solution adaptée aux préférences des copropriétaires (format papier / format électronique)
•  Avec l’avis électronique, accès aux documents en mobilité

« Choisir Maileva Copro c’est donc garantir aux professionnels de l’immobilier de faire le choix de la fiabilité et de la référence », conclut Philippe-Arnaud Morel.

Envie d’en savoir plus ? 
•  Participez à notre webinar le 17.02 à 11H pour découvrir les bénéfices de Maileva Copro en cliquant ici
•  Contactez nos experts par téléphone au 0 809 10 56 78 (Service gratuit + prix appel) du lundi au vendredi de 9h à 18h30 ou via notre formulaire en cliquant ici. 
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