Envoi de courrier pour syndic de copropriété
Syndics de copropriété, simplifiez vos envois de courriers règlementaires avec Maileva Copro.
Dématérialisez l’envoi de vos convocations et procès-verbaux d’AG, vos appels de fond ou vos mises en demeure.
- Gagnez en temps et productivité
- Envoyez vos convocations par voie postale ou électronique
- Vos données sont hébergées en France sur des serveurs sécurisés
Pourquoi adopter notre solution d’envoi de courriers de copropriété Maileva Copro ?
Pour centraliser simplement vos envois par voie postale ou électronique et leur suivi.
Pour augmenter le taux de dématérialisation des envois propres au secteur immobilier.
Facilitez la préparation de vos AG
Réalisez vos envois de convocation en mode papier ou électronique selon le choix de vos destinataires
Simplifiez la refacturation de vos copropriétés
Gagnez en simplicité et rapidité, en choisissant Maileva Copro
- Suppression de vos tâches chronophages (plus besoin de matériel d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement, de remise physique à la Poste)
- Envoi et centralisation de vos envois papier et électronique depuis un outil unique
- Expédition de vos documents volumineux en quelques clics
- Orientation automatique entre les envois « papier » et les envois électroniques »
Avec Maileva, vous réalisez des économies dès le premier envoi sur :
- L’impression et mise sous pli : pas de dépenses de matériel ni de maintenance associée
- L’énergie nécessaire pour faire fonctionner vos matériels internes
- Le temps homme
- La surface occupée par l’activité courrier
Offrez une meilleure expérience à vos copropriétaires
- Choix du mode de réception (voie postale ou électronique) par vos destinataires
- Avec le canal 100% numérique, la réception des courriers de convocations d’assemblée générale est possible 24h/24, 7j/7 y compris en mobilité
- Vos convocations sont accessibles à tout moment et en tout lieu, y compris pendant l’assemblée générale grâce au format électronique
Vos envois de convocations AG sous deux formats :
1. Envoi électronique : gagnez en conformité et sécurité
Maileva Copro est conforme au décret du 2 juillet 2020, permettant au syndic d’utiliser l’Avis Electronique dans les cas suivants :
– Notifications des convocations d’AG
– Envoi des PV d’assemblées générales
– Mises en demeure
Depuis le 09 avril 2024, suite à la publication de la loi n°2024-322, l’Avis Electronique peut être utilisé sans le consentement préalable des copropriétaires. Le syndic de copropriété doit néanmoins obligatoirement informer les copropriétaires qu’ils peuvent demander à rester ou revenir au format papier.
Vous bénéficiez de toutes les garanties avec les preuves électroniques :
– Preuve de dépôt et de transmission :
L’Avis Électronique a bien été remis à votre copropriétaire
– Preuve d’accusé de réception :
L’Avis Électronique a bien été reçu et ouvert par votre copropriétaire
– Preuve de négligence :
Votre copropriétaire n’a pas ouvert son Avis Électronique au bout de 21 jours
– Preuve de non distribution :
Votre Avis Electronique n’a pas pu être distribué.
(ex : adresse e-mail de destination inexistante, pleine, indisponible…)
Vous réalisez en moyenne 80% d’économie grâce à l’envoi électronique
Maileva est conçue pour être en parfaite adéquation avec les dernières règlementations.
Vous gagnez ainsi en tranquillité d’esprit et en efficacité pour vos envois de communications règlementées.
2. Envoi papier : vos courriers bénéficient des garanties d’un recommandé classique
- Garantie de l’anonymat de l’expéditeur
- Délai d’instance de 15 jours durant lequel le destinataire peut accepter ou refuser la réception
- Identification du destinataire
- Traçabilité et conservation des données d’envoi et de réception
Combien ça coûte ?
Envoi papier : à partir de 0,10€ H.T par page imprimée (recommandé convocation AG) + affranchissement
Envoi électronique : 2,29€ HT l’avis électronique
Recueil du consentement accepté : 0,99€ HT le consentement recueilli
Devis personnalisé sur demande.
Rejoignez les 400 professionnels de l’immobilier qui nous font déjà confiance
Un accompagnement sur-mesure efficace :
Reposez-vous sur un prestataire de confiance :
3 questions fréquentes sur l’envoi de courriers de copropriété :
-
Oui, la solution Maileva Copro permet d’envoyer les convocations et PV d’AG ainsi que des mises en demeure.
-
Pour l’avis électronique : le contenu, les pièces jointes et les différentes preuves sont conservés durant 1 an.
Pour la LRAR : l’original papier de l’envoi est archivé pendant 10 ans. De plus, avec l’option de gestion des Avis de Réception (AR), vous disposez sur votre interface sécurisée de l’image de l’AR signé par le destinataire pendant 3 ans.
-
Avec Maileva Copro vous pouvez envoyer jusqu’à 400 pages (soit 200 feuilles) en LR papier avec AR. Le minimum de page est de 4.