Mise en place de l’e-facture : quelles différences entre PPF, PDP et OD ?

La facturation électronique est un élément central de la modernisation administrative et commerciale des organisations, et trois types d’acteurs principaux sont identifiés dans ce domaine : le Portail Public de Facturation (PPF), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD).
Comprendre les différences entre ces trois types de prestataires est essentiel pour choisir la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques d’une organisation et se conformer aux exigences légales de la facturation électronique.

Le Portail Public de Facturation (PPF) est la plateforme conçue par l’État français pour faciliter la dématérialisation des factures. L’objectif du PPF est de fournir un service minimum gratuit pour la soumission, l’envoi, la réception et l’archivage des e-factures tant sur le secteur public que privé.

• Le PPF centralise la réception, le traitement et l’archivage des factures électroniques.
• Il garantit la conformité des factures aux normes légales et techniques en vigueur et la bonne réception des factures par leurs destinataires.
• Il administre également l’annuaire central pour la facturation électronique, offrant une base de données complète et à jour des entités publiques et privées enregistrées.

• Réception et transmission des e-factures :
Les fournisseurs peuvent soumettre leurs factures électroniques directement via le portail, qui les transmet ensuite aux destinataires publics ou privés appropriés.

• Contrôle de conformité :
Le PPF effectue des vérifications automatiques pour s’assurer que les e-factures respectent les formats et les règles légales obligatoires, réduisant ainsi le risque d’erreur.

• Suivi et traçabilité :
Les utilisateurs peuvent suivre en temps réel les statuts de leurs factures électroniques (réception, traitement, paiement), ce qui améliore la transparence et la gestion des paiements.

• Archivage sécurisé :
Le portail offre un service d’archivage électronique sécurisé des factures, facilitant l’accès et la conservation des documents pour une durée légale déterminée.

Le Portail Public de Facturation, bien qu’efficace pour de nombreux aspects de la facturation électronique, présente quelques inconvénients.
Voici les principaux :

• Les dépôts de facture se font un par un

• Les champs doivent être saisis manuellement

• Les fonctionnalités avancées sont moins développées, telles que des analyses financières détaillées ou des intégrations personnalisées.

• La complexité administrative : les entreprises peuvent trouver le processus d’inscription et de conformité complexe, avec des exigences strictes pour les formats de fichiers et les signatures électroniques. Cela peut nécessiter des investissements en temps et en ressources pour s’assurer que les systèmes internes sont compatibles.

• Risque d’erreur accru : lorsque les utilisateurs doivent saisir manuellement les données nécessaires pour soumettre une facture électronique via le PPF, cela augmente la probabilité de fautes de frappe, d’omissions ou d’inexactitudes dans les informations transmises.

• Support utilisateur limité : le support technique et l’assistance utilisateur peuvent être limités comparativement aux services offerts par des plateformes privées.

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) joue un rôle crucial dans la gestion des e-factures, en offrant des services avancés de traitement et de transmission des documents.

Les PDP sont des entités privées agréées par l’État pour faciliter la transition vers la facturation électronique. Elles répondent au même cahier des charges que le PPF et peuvent ensuite apporter des services additionnels.
Elles agissent comme des intermédiaires entre les entreprises et les entités publiques ou privées, en assurant la conformité aux normes légales et techniques.
Leurs principaux rôles sont :
1. L’intermédiation :
Servir de lien entre les entreprises et les entités publiques ou d’autres entreprises, en transmettant les factures électroniques de manière sécurisée et conforme.
La PDP peut agir comme un intermédiaire entre un fournisseur et son client, et assurer la conversion du format de facture du fournisseur au format requis par le client. Ces transformations sont réalisées dans des conditions strictes afin de préserver l’intégrité, l’authenticité et l’exhaustivité des données.

2. La conformité réglementaire :
Assurer que les e-factures respectent les exigences légales et fiscales en vigueur, incluant les formats, les signatures électroniques et les archivages requis.

3. La simplification des processus :
Faciliter la gestion des factures électroniques pour les entreprises en automatisant et en standardisant les processus de facturation.

1. Dépôt et transmission des factures
Les PDP permettent aux entreprises de déposer leurs factures électroniques sur la plateforme, qui les transmet ensuite aux destinataires appropriés, qu’ils soient publics ou privés.

2. Contrôle de conformité :
Vérification automatique des factures pour s’assurer qu’elles respectent les normes et les exigences légales. Cela inclut la validation des données obligatoire, des formats, des signatures électroniques et des informations fiscales.

3. Réception et traitement :
Réception des factures électroniques de la part des fournisseurs et traitement des données pour les intégrer dans les systèmes comptables des entreprises clientes (conversion au format souhaité par le destinataire).

4. Archivage électronique :
Stockage sécurisé et conforme aux normes légales des factures électroniques pour une durée déterminée. Cela garantit la conservation et la traçabilité des documents.

5. Suivi, traçabilité et gestion du cycle de vie des factures :
Outil de suivi en temps réel pour vérifier le statut des factures (envoyées, reçues, acceptées, rejetées) et gérer les différentes étapes du cycle de vie des factures.

6. Interopérabilité :
Intégration avec divers systèmes ERP et logiciels comptables pour une gestion fluide et automatisée des factures électroniques.

7. Support et assistance :
Assistance technique et support aux utilisateurs incluant la formation et le dépannage pour résoudre les problèmes liés à :
– l’e-invoicing (émission et réception de factures via une plateforme de dématérialisation)
-l’ e-reporting (transmission à l’administration fiscale de toutes les informations n’entrant pas dans le champ de la facturation électronique).

8. Fonctionnalités avancées :
Services supplémentaires comme l’analyse des données, la gestion des litiges, et l’intégration avec d’autres processus de gestion financière et un tableau de bord pour le pilotage et le suivi de la trésorerie.
En résumé, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) offre une gamme complète de services pour faciliter, sécuriser et optimiser la gestion des e-factures, tout en assurant la conformité aux réglementations en vigueur. Elles sont également les seules à pouvoir communiquer entre elles sans passer par le PPF.

Notez bien que jusqu’à présent, aucune immatriculation de PDP n’a été accordée. Par conséquent, il n’existe pas encore de liste des PDP immatriculées. Seule une liste des candidats à l’immatriculation PDP est disponible pour le moment.
Docaposte est candidat PDP pour vous accompagner dans votre transition vers la facture électronique.

Les Opérateurs de Dématérialisation fournissent globalement des services similaires à ceux des Plateformes de Dématérialisation Partenaire mais ne sont pas immatriculés par l’Etat donc n’ont pas les mêmes contraintes en termes d’engagement fonctionnel.
Les OD n’étant pas certifiés par l’Etat, ils ne peuvent pas émettre ou recevoir des factures directement sans l’intermédiaire du PPF ou d’une PDP.
Les OD doivent se raccorder directement au PPF ou travailler avec une PDP pour :
– bénéficier de l’agrément officiel nécessaire,
– assurer la sécurité et la conformité des échanges de factures électroniques,
– garantir l’interopérabilité avec les systèmes existants,
– bénéficier de fonctionnalités avancées pour automatiser et optimiser les processus de gestion documentaire.
Tout comme pour une PDP, l’utilisation d’un OD ne soit pas obligatoire.
Elle présente néanmoins des avantages significatifs pour simplifier le processus de facturation.

L’expertise et les solutions prêtes à l’emploi de l’OD assurent un traitement efficace des factures, tout en respectant les nouvelles règles légales. Les OD rendront la transition vers la facture électronique plus facile en simplifiant les démarches, en garantissant le respect des règles et en facilitant l’accès aux plateformes dédiées.
• Transmission Sécurisée : Il assure la transmission sécurisée des factures électroniques entre les entreprises et les entités publiques ou privées, garantissant la confidentialité et l’intégrité des données.
• Archivage Électronique : L’OD peut proposer des services d’archivage électronique sécurisé, conformes aux régulations en vigueur, permettant la conservation à long terme des factures.
• Interopérabilité : Il facilite l’interopérabilité avec les systèmes de gestion des entreprises et les plateformes de facturation publiques (comme le PPF en France), assurant la compatibilité des formats et des protocoles.
• Automatisation des Processus : L’OD optimise les workflows en automatisant les processus de gestion documentaire et de traitement des factures, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité opérationnelle.
• Conseil et Support : Il conseille les entreprises sur les meilleures pratiques de dématérialisation et les soutient tout au long du processus d’adoption des solutions numériques.
Les OD proposent :
• Des solutions d’automatisation pour gérer simplement l’intégration des e-factures et la gestion de leur cycle de vie depuis l’émission jusqu’au paiement.
• Des outils et services pour s’intégrer aux solutions de l’organisation (logiciels de gestion financière, ERP…)

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des plateformes qui permettent aux entreprises d’envoyer et de recevoir des e-factures (e-invoicing). Elles peuvent également être utilisées pour saisir, déposer ou transmettre à l’administration fiscale les données obligatoires dans le cadre du e-reporting. Les PDP proposent une solution focalisée sur la conversion ainsi que le contrôle des données et sur le routage des factures. Elles aident ainsi les entreprises à se conformer aux exigences légales en matière de format structuré, notamment pour celles qui ne disposent pas encore de logiciels de facturation adaptés.

Les Opérateurs de Dématérialisation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaire jouent des rôles distincts mais complémentaires dans l’écosystème de la facturation électronique.

Les Opérateurs de Dématérialisation sont des acteurs spécialisés qui offrent une large gamme de fonctionnalités et de services pour gérer efficacement les factures électroniques via des outils clés en main gérant la dématérialisation, l’envoi, la réception, la validation, l’encaissement, le paiement et la sauvegarde des factures dématérialisées.

Les OD peuvent traiter des cas spécifiques et des formats de facture particuliers tout en garantissant la conformité légale, la sécurité des données et la confidentialité.

Les PDP, quant à elles, se spécialisent dans la transmission sécurisée des factures électroniques entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux ainsi qu’avec les administrations publiques. Leurs fonctionnalités de base incluent l’envoi, la réception et l’archivage des factures électroniques, avec des outils de suivi et de notification pour assurer une traçabilité efficace des transactions. Les PDP facilitent également la conversion des factures vers des formats standardisés comme CII, UBL et Factur-X, nécessaires pour la conformité aux normes réglementaires et pour l’interopérabilité avec les systèmes des destinataires.

En résumé, tandis que les OD se concentrent sur la transformation interne des processus de facturation, les PDP se positionnent comme des facilitateurs externes essentiels pour assurer la fluidité et la conformité des échanges de factures électroniques entre les différents acteurs économiques.
Faire appel à un OD présente de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à simplifier leur processus de facturation, gérer des formats spécifiques et respecter les réformes et les régulations en vigueur.

Choisir entre le Portail Public de Facturation (PPF), une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et un Opérateur de Dématérialisation (OD) dépend principalement des besoins spécifiques de votre organisation et des exigences légales ou sectorielles auxquelles vous devez répondre.

Pour faire le meilleur choix, des critères clés doivent être étudiés :

• La typologie de destinataires : toutes les OD ne géreront pas l’e-reporting et ne permettront donc pas la gestion des factures vers le BtoB à l’international ou vers les particuliers.
• Le budget : Le coût de la plateforme dépend directement des fonctionnalités proposées.

• Le volume de factures et besoin d’automatisation :
Le PPF offre gratuitement des services basiques, tandis que la PDP et l’OD proposent une variété de services avancés. Cela comprend le support de divers formats de factures, l’automatisation de la gestion des factures, le paiement direct aux fournisseurs, la reconnaissance automatique de caractères, la sécurisation des données, et un tableau de bord résumant l’état des factures.

• Les partenaires commerciaux : Si les partenaires commerciaux utilisent différents formats de factures, un prestataire capable de gérer et convertir ces divers formats sera essentiel.

• Les contraintes de l’organisation : si une intégration avec les logiciels de l’entreprise est souhaitée, il sera nécessaire de faire appel à un OD.

Voici quelques points clés à considérer pour chaque option :

1. Portail Public de Facturation (PPF) :
Le PPF propose un service restreint permettant de déposer, transmettre et recevoir des factures entre les entreprises et le service public mais il est gratuit. Il est donc adapté aux Très Petites Entreprises, avec très peu de volumes de factures et qui n’ont pas besoin de gestion avancée de facturation client et pré comptabilité.

2. Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) :
Seul partenaire immatriculé par l’Etat, la PDP :

• Facilite la transmission des factures électroniques entre entreprises et administrations.
• Propose des fonctionnalités de base comme l’envoi, la réception, l’archivage et la conversion des factures aux formats standardisés.
• Idéal si vous avez besoin de gérer efficacement les échanges de factures avec plusieurs partenaires commerciaux et si vous cherchez une solution plus flexible que le PPF tout en ayant des besoins peu spécifiques en termes de fonctionnalités.

Ces opérations s’effectueront dans des conditions qui devront permettre de garantir :
• La préservation de l’intégrité, de l’authenticité, de la lisibilité et de l’exhaustivité des données.
• L’extraction et la transmission à l’administration fiscale de certaines données de la facture (par exemple : identification du fournisseur et du client, montant H.T de l’opération, taux de TVA appliqué, montant de la TVA due …) ;
• La transmission à l’administration fiscale des données de transactions non concernées par la facturation électronique;
• La transmission des données de paiement pour toutes les opérations.

3. Opérateur de Dématérialisation (OD) :
• Offre une gamme étendue de services personnalisés pour la dématérialisation des factures.
• Peut fournir des solutions sur mesure comme la numérisation des documents, l’intégration avec les systèmes existants, et l’automatisation des processus de facturation.
• Convient si vous avez des besoins spécifiques en termes de gestion documentaire, de traitement des factures électroniques et si vous recherchez une solution complète, prête à l’emploi proposant dans certains, cas en option, le e-reporting.
• Propose un accompagnement sur mesure pour la transition numérique.

En synthèse pour choisir entre le PPF, une PDP ou un OD, évaluez vos besoins en termes de volume de facturation, de types de partenaires commerciaux, de formats de facture requis, ainsi que les exigences légales ou réglementaires spécifiques à votre secteur d’activité. Consultez également les fonctionnalités et les services proposés par chaque option pour déterminer celle qui correspond le mieux à vos objectifs et à votre environnement opérationnel.

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• Personnalisation des e-mails de notification
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Une transition transparente avec la future règlementation :
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