Les avantages de la dématérialisation des documents et processus

  • Article
  • 03.05.24
  • 3min

La dématérialisation des documents et des processus métier dans les entreprises et collectivités s’impose peu à peu aux organisations privées et publiques de toutes tailles. Les enjeux d’économie, de productivité et de sécurité sont effectivement importants. L’organisation globale de la structure est impactée. Mais quels services sont concernés en premier lieu par la dématérialisation ? Quels métiers sont particulièrement impactés ? Découvrez la réponse de notre experte, Morgane Tuillier, Product Marketing Manager Offres PME chez Docaposte.

L’externalisation et la dématérialisation des documents et processus sont un vaste sujet dont toutes les organisations entendent parler depuis plusieurs années.
Pour commencer, il convient de définir ces deux termes :
– L’externalisation consiste à confier à une organisation extérieure une tâche, une mission spécifique
– La dématérialisation quant à elle est l’action de rendre immatériel un support ou un document

Au sein des organisations, de nombreux processus peuvent être externalisés et/ou dématérialisés.
Les services administratifs ont été les premiers à externaliser la gestion de leur courrier sortant. L’enjeu est simple : supprimer les tâches manuelles d’impression et de mise sous pli et ne plus avoir à s’équiper d’une machine à affranchir.

Les gains opérationnels et financiers sont immédiats, d’autant que la plupart des acteurs de l’externalisation du courrier vous permettent d’accéder à des affranchissements beaucoup plus avantageux : jusqu’à 36% d’économie sur l’affranchissement grâce à la massification par exemple en utilisant la solution Maileva, et ce, peu importe votre volume de courrier !

Autre service fortement impacté, les directions financières. La gestion des factures fournisseurs et clients, est très importante au sein de l’organisation puisque ce sont à partir de ces documents qu’elle va encaisser et décaisser de l’argent.

La gestion des factures client et fournisseur est également une mission qui, réalisée manuellement, à partir des documents au format papier, est extrêmement coûteuse et surtout potentiellement source d’erreur : validation d’une facture fournisseur erronée, mauvais suivi de l’encaissement des factures clients… L’externalisation et la dématérialisation sont bénéfiques pour l’entreprise ou la collectivité à plusieurs niveaux. En effet, la facture électronique est synonyme de :

  • Meilleur suivi de la trésorerie
  • Optimisation des coûts : entre 50% et 75% d’économies1
  • Sécurisation et traçabilité des échanges de données
  • Réduction des délais de paiement de 10 à 20 jours2
  • Gestion multicanale des factures

1Source : Etude du Ministère des Finances
2Source : Etude de l’Observatoire des délais de paiement

Autre exemple, les ressources humaines. Saviez-vous qu’une des premières opérations RH externalisées et dématérialisées est l’envoi des bulletins de paie ? Cela permet dans un premier temps de sécuriser et tracer les envois des bulletins de paie.

Jusqu’à 70% d’économies par bulletin de paie

La dématérialisation des bulletins de paie apporte également des gains opérationnels et une réduction des coûts liés à la suppression des tâches manuelles, pouvant aller jusqu’à 70% d’économies par bulletin3.

3Source : Etude de KONICA MINOLTA

Autre avantage : les employés peuvent accéder plus rapidement à leurs bulletins de paie avec le format dématérialisé.

Alors bien évidemment, au fur et à mesure de l’adoption de ces usages, le législateur a posé un cadre réglementaire, avec notamment deux lois qui sont venues ou qui vont accélérer l’usage du numérique :

  • La Loi Travail en 2016 qui a permis la dématérialisation par défaut du bulletin de paie là où le consentement était obligatoire avant,
  • La Loi de finances 2021 qui généralise la facturation électronique en réception et en émission à horizon 2027

Vous l’aurez compris, l’externalisation et la dématérialisation des documents et processus sont une réelle opportunité pour votre organisation : sécurisation, réduction des coûts et impact sur votre marque employeur vis-à-vis de vos professionnels, fournisseurs, clients et partenaires !
Vous souhaitez externaliser et/ou dématérialiser vos documents professionnels ?