Optimiser la gestion du courrier sortant en entreprise pour gagner en efficacité

Bien qu’elle nécessite un investissement initial et un entretien régulier, la machine à affranchir est encore largement plébiscitée par les entreprises de toutes tailles pour la gestion de leur courrier sortant.
L’envoi de courrier en masse pose également des défis logistiques, particulièrement pour les petites et moyennes structures comme les PME ou les ETI. Traiter de grands volumes de courriers exige du temps et des ressources internes conséquentes.
Pour ne pas perdre le fil, des tableaux de suivi des courriers à envoyer ou expédiés sont tenus à jour régulièrement. Les entreprises utilisent aussi des codes couleurs, accompagnés d’un mode de classement par ordre alphabétique, le tout stocké dans une pièce ou un espace dédié. Cela facilite grandement la recherche et l’accès à des documents précis. Cependant, cette tâche est fastidieuse et le risque d’erreurs reste élevé compte tenu de son caractère manuel.
Les nouveaux modes de travail hybrides ont aussi participé à la complexification de la gestion des flux d’envoi de courrier des entreprises. Difficile d’utiliser la machine à affranchir lorsqu’on est en télétravail. Ainsi, la répartition du travail entre le bureau et le domicile implique de recourir à des solutions d’envoi de courrier plus flexibles et alignées sur les besoins évolutifs des sociétés.
La gestion traditionnelle du courrier sortant présente aujourd’hui des limites significatives. Ses besoins élevés en matériel, en temps passé et en ressources humaines se traduisent par des coûts importants et une efficacité souvent moindre.
Toutes ces problématiques appellent à des solutions innovantes, davantage capables de répondre aux exigences des entreprises en matière d’efficacité et de rapidité.

L’envoi de courriers dématérialisés est une solution intéressante pour les entreprises qui cherchent à moderniser leur processus de gestion du courrier. Il s’agit d’une approche aux avantages multiples et qui permet de répondre aux défis que la gestion traditionnelle du courrier implique aujourd’hui.

Les atouts de l’envoi et du suivi de courrier dématérialisé

L’envoi et le suivi de courrier dématérialisé profite aux entreprises pour plusieurs raisons :

• Réduction des coûts : Il n’est plus nécessaire d’allouer des ressources pour couvrir les frais d’affranchissement, de papier et de maintenance des équipements ;
• Amélioration de l’efficacité : La gestion du courrier sortant se fait entièrement en ligne, accélérant les processus d’envoi et de réception ;
• Interopérabilité accrue : Les systèmes d’envoi de courriers dématérialisés s’intègrent souvent à d’autres moyens de communication, comme l’envoi de SMS et d’emails, et offrent ainsi une plus grande flexibilité ;
• Système de suivi précis : Le suivi des envois est automatiquement pris en charge, ce qui permet une meilleure gestion des documents, un suivi en temps réel, mais surtout le risque d’erreur humaine est réduit de manière significative.

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Malgré ses nombreux avantages avérés, la dématérialisation des envois de courriers peut questionnements chez certains responsables de gestion :

• Sécurité et confidentialité des données : certaines structures sont réticentes quant au fait de dépendre de prestataires externes et peuvent avoir des inquiétudes en matière de sécurité et de confidentialité de leurs données ;
• Complexité :
  • De prime abord, une solution dématérialisée d’envoi de courrier peut paraître complexe à utiliser lorsque les gestionnaires concernés ne sont pas habitués aux technologies numériques ;
  • Les solutions de gestion de courriers sortants sont parfois davantage pensées pour les grandes entreprises, si bien qu’il est plus difficile de répondre aux besoins spécifiques des plus petites structures;

S’orienter vers un système de courrier dématérialisé nécessite donc une réflexion sur les besoins stratégiques de l’entreprise, mais également de s’intéresser aux bénéfices du système envisagé. La solution choisie doit également permettre d’optimiser les pratiques existantes.

Avec l’automatisation d’un certain nombre de processus, le risque d’erreur et le temps alloué à l’envoi de courrier est réduit.

Les systèmes automatisés  prennent en charge l’impression des courriers ainsi que leur mise sous plis, sur la base d’une grille tarifaire transparente et pré-définie.

De façon générale, un logiciel spécialisé dans le traitement de courriers sortants offre par ailleurs des fonctionnalités permettant d’être plus efficace dans la gestion des envois de courriers en entreprise. On retrouve notamment :

• La programmation des envois ;
• L’aide à la gestion et au maintien des listes de distribution : information sur les adresses en erreur pour permettre la mise à jour de vos bases ;
• Le suivi en temps réel des courriers expédiés.

Ainsi, beaucoup d’entreprises adoptent aujourd’hui une approche dématérialisée pour le traitement et l’archivage de leurs courriers sortants. Les courriers envoyés sont scannés, voire directement stockés dans un système de Gestion Électronique des Documents (GED).

Un stockage électronique des documents permet de réduire les espaces de stockage physiques, de conserver les documents de manière sécurisée et d’accéder plus facilement et plus rapidement à un document précis

Ainsi, intégrer une solution dématérialisée de gestion des courriers sortants au sein de son entreprise fait partie intégrante du processus de dématérialisation au sein des organisations, et de leur digitalisation au sens large.

Externaliser son service courrier entreprise avec Maileva

L’externalisation du service de courrier sortant au sein d’une organisation offre un double avantage : l’accès à une expertise spécialisée et une solution en ligne complète qui facilite l’envoi et le suivi des courriers d’entreprise. C’est justement ce que propose Maileva, leader de l’externalisation du courrier en France.

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Maileva est une solution clé-en-main et simple d’utilisation. Vous avez aussi la possibilité de l’intégrer au sein de votre écosystème de travail. Ainsi, vous pouvez directement procéder au publipostage et réaliser une demande d’envoi de documents physiques depuis un logiciel « métier ».

Avec l’interface de Maileva, vous êtes également en mesure de suivre les indicateurs de performances en matière de courriers sortants. Ainsi, il devient plus facile de prendre les bonnes décisions pour améliorer vos processus internes concernant l’expédition de courriers.

Un accompagnement adapté aux besoins des PME et ETI

Maileva est un service qui s’adapte aux besoins des PME et ETI. Nous travaillons de concert avec vous pour déployer la solution la plus adaptée à vos besoins. Tout est pris en compte : le volume de courrier à traiter, vos ressources en interne ou encore votre budget.

Maileva propose des coûts d’impression compétitifs, 0.209 euro HT par pli d’une page en noir et blanc, en plus de l’affranchissement (tarif préférentiel dès le premier envoi)  :

De plus, vous bénéficiez de tarifs préférentiels sur l’affranchissement dès le premier envoi (jusqu’à 36% d’économie). Avec notre système de paiement des prestations en fin de mois, les entreprises peuvent aisément optimiser leur trésorerie.

Pour conclure, le choix d’une solution de gestion de courrier sortant implique de prendre en compte plusieurs critères : l’efficacité de la solution, son intégration au sein d’un environnement de travail existant, les dispositifs de sécurité et de confidentialité mis en place et le support client.

Toutes ces exigences, nous les avons prises en compte. Maileva se distingue par sa capacité à sécuriser vos données, simplifier vos processus et fournir un accompagnement expert. De quoi permettre une transition fluide vers la gestion optimisée des courriers sortants par vos équipes.

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