Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

A l’heure de la digitalisation des process, les bénéfices apportés par la dématérialisation des bulletins de paie sont nombreux : réduction des coûts de gestion, gain de temps, garantie de conformité règlementaire, sécurisation des données, croissance de l’autonomie des salariés… Cependant, ceux-ci restent encore méconnus notamment par les PME et petites ETI qui craignent une mise en œuvre complexe.

Qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de salaire ?

Le bulletin de paie dématérialisé ou bulletin de paie électronique est une version numérique du bulletin de paie papier traditionnel. Il doit donc comporter les mêmes mentions obligatoires qu’un bulletin de paie papier comme par exemple :

• l’identité de l’employeur
• les informations du salarié
• le détail de la rémunération ainsi que les cotisations et contributions sociales.

Dématérialiser la gestion des documents de paie s’inscrit dans une démarche de modernisation et d’optimisation des processus au sein du service Ressources Humaines de l’entreprise. Le but étant de simplifier les processus tout en offrant une expérience plus efficace et fluide à l’employeur comme au salarié.

L’employeur doit transmettre cette information au salarié soit lors de l’embauche, soit 30 jours avant l’émission du premier bulletin de paie au format dématérialisé.
Le salarié pourra quant à lui manifester son opposition à la dématérialisation de ses bulletins de paie à tout moment avant comme après la première émission de sa fiche de paie dématérialisée.
Les bulletins de paie dématérialisés doivent être conservés dans un environnement sécurisé et accessibles par le salarié pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans.

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Sécuriser la paie

Les bulletins de paie comportent des données personnelles. Garantir la sécurité et la confidentialité de ces informations et se prémunir des risques de fraude ou de violation de la vie privée des salariés relèvent de la compétence du gestionnaire de paie et sont donc des éléments essentiels pour l’employeur.
La dématérialisation des bulletins de paie répond à ces préoccupations d’intégrité et traçabilité en apportant une meilleure sécurité des données personnelles des employés. Le stockage dans un simple cloud ou l’envoi par email n’étant pas assez sécurisés, la règlementation impose de recourir à des solutions techniques qui répondent à des contraintes fortes de sécurité et de confidentialité.

Réduire les coûts opérationnels et humains

Dématérialiser les bulletins de paie permet de réduire les coûts et les tâches manuelles liés à l’impression, la distribution et le stockage des bulletins de paie papier.
Cela représente jusqu’à 70% économie* sur les coûts de gestion par bulletin de paie.
Vos équipes RH peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
*source : digital-solutions.konicaminolta.fr

Simplifier et fiabiliser les processus de gestion de la paie

Dématérialiser les bulletins de paie permet :

• une meilleure traçabilité,
• des opérations de contrôle plus simples.

Renforcer la Marque Employeur

Les bénéfices de la dématérialisation des bulletins de paie se répercutent positivement sur l’ensemble de l’entreprise. En effet, une organisation dématérialisant ses bulletins de salaire sera plus aisément considérée comme performante et innovante par ses collaborateurs.

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Dématérialisation des fiches de paie et conformité

Pour être en conformité avec la règlementation en vigueur et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données, les entreprises et collectivités doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger des données personnelles et salariales de leurs collaborateurs.

Le bulletin de paie étant un véritable concentré de données personnelles, il revient à l’entreprise d’en garantir la confidentialité et de les protéger notamment contre les risques de perte, de vol, de divulgation non autorisée ou de destruction. Les règles de transmission sécurisée du bulletin de paie comprennent aussi la garantie d’une bonne réception du bulletin par le salarié et son accessibilité durant les périodes réglementaires.
Pour répondre à ces défis et garantir la conformité avec la règlementation en vigueur, la dématérialisation des bulletins de salaire est le moyen le plus fiable.

En effet, dématérialiser les bulletins de salaire permet de mieux protéger les données personnelles et salariales des collaborateurs en limitant le risque de perte ou de vol existant avec un bulletin de paie papier.

La dématérialisation contribue à une meilleure maîtrise de l’accès aux données de paie dans l’organisation puisque l’accès est restreint aux personnes ayant une autorisation spécifique. De plus, la digitalisation permet de tracer précisément les connexions et les modifications des bulletins de salaire. Toute activité suspecte est ainsi aisément identifiée.

De la digitalisation des bulletins de salaire à l’automatisation des envois

Grâce à la digitalisation des bulletins de paie et l’automatisation des envois, la traçabilité de la distribution et la sécurité des données salariales sont renforcées. De plus, les équipes RH accèdent aisément aux données de paie archivées notamment pour répondre aux requêtes des autorités administratives ou fiscales en cas de besoin.

Quand dématérialisation des bulletins de paie rime avec simplification

Dématérialiser les fiches de paie permet de générer des économies sur les coûts de gestion et de gagner du temps à chaque étape du process sur :

• les coûts d’énergie
• l’impression
• la mise sous pli
• le matériel d’affranchissement
• l’espace dédié à la gestion du courrier
• le temps de travail pour la gestion de ces opérations chronophages, rébarbatives et récurrentes.

Dématérialiser les bulletins de salaire offre la possibilité aux équipes RH de mettre à jour les données de paie des employés plus tard dans le mois tout en ayant la garantie d’une réception du bulletin dans les temps par le salarié.
L’équipe RH peut visualiser le statut de la remise des bulletins de paie en temps réel.

Ce coffre-fort numérique, n° 1 du marché, est sécurisé, hébergé en France et gratuit à vie pour le collaborateur ! Digiposte est accessible sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone, depuis le web ou l’application mobile Digiposte +.
Plus qu’un simple espace de stockage, Le Coffre-fort numérique Digiposte aide les salariés pour la collecte et la gestion de leurs documents personnels et facilite leurs démarches administratives (renouvellement CNI, déclaration d’imposition, paiements…) avec des tiers (notaire, banquier) ou des proches.
Le collaborateur peut y conserver jusqu’à 5 Go de données personnelles gratuitement.
Rechercher un bulletin de paie papier au fond de ses tiroirs ou devoir se rendre physiquement au service RH pour demander un duplicata de son bulletin de salaire, c’est fini !

Respecter les contraintes réglementaires pour la protection des données

Les entreprises et collectivités doivent veiller à être en conformité vis-à-vis de la réglementation en vigueur. Dans le cadre du RGPD notamment, des règles strictes sont imposées pour collecter, stocker et gérer les données personnelles.

Informer et consulter votre CSE (Comité Social et Économique) en amont du projet

Si vous êtes dans une entreprise de plus de 50 salariés et au sein de laquelle un CSE a été mis en place, celui-ci doit-être informé et consulté avant l’introduction de nouvelles technologies dans la société.
Le CSE va formuler un avis sur la technologie choisie ainsi que sur les conditions de mise en place dans l’entreprise.
Il est important de bien préparer la conduite du changement pour rassurer les représentants du personnel sur les impacts du projet de dématérialisation pour les salariés.
Cette étape facilitera d’autant plus la communication auprès des salariés sur le projet de dématérialisation des bulletins de paie. C’est pourquoi Maileva vous accompagne dès cette phase du projet en mettant à votre disposition un support de présentation pour les Instances Représentatives du Personnel ainsi qu’un rétro-planning et une FAQ.

Informer vos collaborateurs et prévoir un accompagnement au changement

Les salariés doivent être informés de votre projet de dématérialisation des bulletins de paie et de leur droit d’opposition au moins un mois avant la première émission de fiche de paie dématérialisée.
Le canal de communication est laissé au choix de l’employeur. Celui-ci doit néanmoins pouvoir dater de manière fiable, le moment de cette information.
Lors de cette étape du projet de dématérialisation, pour faciliter la conduite du changement, Maileva met à votre disposition un guide, un tutoriel et une FAQ destinés aux salariés.

Choisir un prestataire pérenne qui saura vous accompagner dans la durée

Maileva, marque de Docaposte, filiale du groupe La Poste, est le partenaire de la transformation numérique des PME et ETI depuis plus de 20 ans.
Maileva, c’est également une équipe pour vous conseiller et vous accompagner lors de la mise en place de la solution. Votre conseiller dédié, situé en France, est joignable par téléphone, e-mail ou chat. Le paramétrage de votre solution sera réalisé par nos experts.

La dématérialisation de vos bulletins de salaire se répercute de façon positive sur l’ensemble de votre organisation :

• vos équipes RH réduisent les coûts de gestion pour l’envoi des bulletins et gagnent en efficacité en évitant les tâches rébarbatives et chronophages (mise sous pli, etc.), pour mieux se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• vos salariés reçoivent plus rapidement leurs bulletins de paie et peuvent les conserver de façon sécurisée. Plus de papiers à ranger ni à classer !

Ces avantages font de la dématérialisation des bulletins de paie une étape incontournable dans un contexte de digitalisation de vos process RH.

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