Témoignage client : Protechnique utilise Maileva pour la dématérialisation des bulletins de paie

Quels étaient les défis qui vous ont amené à rechercher une solution de dématérialisation des bulletins de paie ?

Comme pour les grandes entreprises, la problématique était que chaque mois, il fallait imprimer les bulletins de paie et les remettre aux salariés, qui, avec le télétravail, ne sont pas toujours sur site. C’est du travail de secrétariat or nous n’avons pas d’assistante. C’est inimaginable le temps qu’on peut passer à faire du secrétariat. Il fallait absolument qu’on dématérialise aussi les bulletins de paie.

Pourquoi avez-vous choisi Maileva Bulletin de paie ?

J’ai comparé les solutions sur Google et Maileva m’a semblé répondre à nos besoins. J’ai laissé mes coordonnées sur la page contact du site et ai été rappelée très rapidement.

On a entrepris une démarche 0 papier dans l’entreprise. Nous étions déjà passé à la facture électronique et avions dématérialisé nos notes de frais. La digitalisation des fiches de paie nous a semblé une suite logique.

Avec la dématérialisation, on a gagné entre ½ et ¾ d’ETP à l’échelle de notre petite entreprise.

Que pensez –vous de l’accompagnement de l’équipe Maileva lors de ce déploiement ?

Super, on a eu un premier contact commercial. Comme on avait déjà un contrat à La Poste, cela a été très rapide. En quelques jours, nous avons eu un 1er RDV avec une personne du service déploiement pour l’installation de la solution sur nos postes de travail.

Tout était compatible. Cela a été extrêmement facile.

Ce que vous promettez, vous le faites et j’ai trouvé cela vraiment génial.

Quels principaux bénéfices vous apporte la solution Maileva Bulletins de Paie ?

Tout d’abord un gain de temps : cela évite les tâches répétitives. Avant la comptable envoyait un format pdf, puis il fallait faire l’impression, la mise sous enveloppe et donner le document aux salariés.
Si on ne fait pas de dématérialisation, sans s’en rendre compte, on passe sa journée à faire des papiers et pas du business. 20 minutes passées à faire de l’administratif, c’est 2 devis en moins. Quand on est une PME, sur l’année, ça compte.

Un gain de tranquillité d’esprit : je sais que les salariés vont recevoir leur bulletin de paie. Si le salarié a besoin de constituer un dossier par exemple pour acquérir ou louer un logement, il a tout sous la main, je n’ai plus besoin d’intervenir. Si on n’y prend pas garde, il y a une accumulation de petites choses administratives à faire et cela vous pourrit la vie. On passe son temps à ne rien faire. Même pour quelques salariés, il faut dématérialiser les bulletins de paie.

La crédibilité de la marque employeur : utiliser des outils modernes, cela renforce l’idée qu’on est une entreprise sérieuse. Par rapport à notre relation avec nos salariés, c’est important.

En tant qu’utilisateur, quel est votre avis sur la solution Maileva Bulletins de Paie ?

C’est remarquablement intuitif et efficace. J’ai l’habitude des trucs qui ne marchent pas du 1er coup. Quand vous montez votre entreprise, cela ne marche pas du 1er coup. Là, cela a marché immédiatement. C’est efficace et simple à mettre en œuvre, pas de bug.
Il n’y a pas d’erreur de reconnaissance de champ.

On est heureux d’avoir pu trouver une solution simple et fiable à un tarif raisonnable même pour une petite entreprise. Je la conseillerai à mes amis entrepreneurs.

Quelle est votre impression sur la prise en main de la solution Maileva Bulletins de Paie ?

La solution est intuitive et accessible ; en quelques instants, une nouvelle personne qui ne connait pas l’outil peut déposer ses documents dans le coffre-fort numérique des salariés ! C’est un gain de temps très appréciable pour l’entreprise.

Quelle est votre opinion sur les interfaces et des fonctionnalités proposées par  la solution Maileva ?

L’interface est aboutie et les fonctionnalités sont au rendez-vous. La solution dégage aussi une grande impression de sérieux et de sécurité, indispensable pour gérer des données personnelles comme des bulletins de paie.

Quel service utilisez-vous le plus souvent et pourquoi  ?

Le dépôt des bulletins de paie dans le coffre-fort des salariés. Cela évite la perte de temps d’imprimer et de donner les bulletins en mains propre. De plus, la reconnaissance automatique des adresses est sans erreur à chaque fois.

Quel conseil auriez-vous aimé avoir lorsque vous étiez un nouvel utilisateur de la solution Maileva  ?

J’aurais demandé l’option pour envoyer les lettres recommandées en plus, tout de suite ! Je dois reprendre rendez vous avec le support pour ajouter l’envoi de lettres normales et LRAR par l’outil, j’aurais gagné à tout installer d’un coup. Le coût est très faible et le temps gagné est important.