Quel type de lettre recommandée en ligne envoyer : hybride ou 100% électronique ?

Dans les relations entre entreprises ou organisations, elle constitue une sécurité juridique et règlementaire. Elle permet de tracer et d’horodater avec précision les envois, d’apporter une preuve en cas de litige, et de formaliser des échanges sensibles dans le respect des exigences réglementaires.  

La lettre recommandée demeure ainsi un outil indispensable, faisant foi, dans les communications professionnelles et institutionnelles. 

Avec la digitalisation du courrier, de nouvelles solutions d’envoi et de réception s’offrent aux professionnels :  

• Lettre Recommandée hybride (envoi en ligne et réception papier) 

• LRE – Lettre Recommandée 100% électronique (envoi et réception en ligne) 

Ces formats s’utilisent différemment selon les besoins et selon les publics.  

L’objet de cet article est de présenter les caractéristiques de chaque mode d’envoi afin de faire connaître les avantages de chaque solution et de vous aider à choisir entre les deux sur des critères utilisateurs. 

Lettre Recommandée hybride (envoi en ligne et réception papier) : les caractéristiques 

La lettre recommandée hybride est envoyée en ligne par l’expéditeur. Ensuite la lettre est rematérialisée par nos services en prenant en compte les informations renseignées. Le courrier est ensuite imprimé, mis sous pli et affranchi avant d’être remis à La Poste. Au final, elle est remise au format papier à son destinataire, de la main à la main, par le facteur.  

Pour le destinataire, rien ne change par rapport à une Lettre Recommandée papier classique (LRAR). Seul le type d’envoi diffère car tout se fait en ligne.  

Vos équipes sont libérées de ces tâches chronophages, souvent perçues comme ingrates et de faible valeur ajoutée par les collaborateurs. 

La fonction éditique de nos services permet un choix d’options intéressant :  

Paramétrage de l’envoi : 

• Choix d’impression : couleurs / noir et blanc, recto / recto-verso 

• Choix d’enveloppe : petit ou grand format, fenêtre 

• Page porte-adresse (automatique en C4) 

• Possibilité de joindre jusqu’à 200 feuilles (soit 400 pages si impression recto/verso) 

Preuves générées par la Lettre Recommandée hybride : 

Preuve de dépôt et d’envoi 

Elle atteste de l’envoi d’une Lettre Recommandée hybride au même titre qu’une Lettre Recommandée classique (envoi papier et réception papier).  

La LRE permet, en outre, d’attester d’un horodatage qualifié. 

Preuve d’accusé de réception 

Si vous avez opté pour l’envoi avec “Avis de Réception”, une preuve officielle de remise est générée dès que le destinataire reçoit la lettre recommandée. Cette preuve, horodatée, est produite instantanément. Vous serez informé par email de la bonne réception du courrier et l’avis de réception sera en PJ.   

Le statut est mis à jour sur la plateforme client en temps réel également. La date de l’avis de réception correspond à la date de réception officielle pour la loi. Elle fixe le point de départ d’un “délai à la date de réception d’une lettre recommandée”.   

La preuve de refus 

Si votre destinataire n’a pas souhaité accuser réception de la lettre recommandée qui lui était adressée, alors une preuve de refus est générée. Dans ce cas, l’expéditeur reçoit un email contenant en pièce jointe ce justificatif, lequel établit de manière incontestable le refus du destinataire.   

Preuve de négligence 

À l’issue d’un délai de 15 jours d’instance, si le destinataire n’a pas procédé au retrait de sa lettre recommandée, une “preuve de négligence”, également appelée “preuve de non-réclamation”, est établie et mise à la disposition de l’expéditeur.   

Cette situation ne traduit pas un refus explicite, mais l’absence de toute démarche de réclamation du courrier, à l’instar d’une lettre recommandée restée en instance au bureau de poste.   

Le délai légal de 15 jours est décompté à partir de la date de première présentation au destinataire.   

Preuve de non-distribution 

En cas de problème d’adresse physique : adresse erronée ou mal renseignée (mention “adresse insuffisante”), destinataire “inconnu à cette adresse”, boîte “non identifiable” ou “accès impossible”, la lettre recommandée n’a pas pu être délivrée au destinataire.  

Une preuve de non-distribution est alors générée.  

La preuve de contenu 

Il est possible de produire une preuve certifiée du contenu attestant de la teneur du recommandé en cas de désaccord entre les parties. 

Seul l’envoi numérique du recommandé, permet d’obtenir un tel élément qui, à lui seul, peut lever de nombreuses ambiguïtés et désamorcer des litiges, voire être produit devant un Tribunal si besoin est. 

Le temps réel 

Les pièces étant générées au format numérique, la Lettre Recommandée hybride, possède des caractéristiques supplémentaires très intéressantes pour les parties :  

1. Lecture en temps réel des statuts de production : créé / validé / préparé / posté / rejeté 
2. Des statuts postaux : En distribution / Distribué / Non distribuable 
3. Les pièces sont générées et sont consultables dans votre espace client 
4. Les pièces sont consultables en temps réel, ce qui vous permet de gagner du temps pour vos procédures. 

Publipostage personnalisé possible 

Avec la Lettre Recommandée hybride, la personnalisation des documents est possible. Elle permet d’insérer en automatique des éléments (adresses mais aussi contenus personnalisés) sur vos courriers afin de lancer un publipostage personnalisé.  

Pour cela il suffit de télécharger votre document au format PDF (.pdf), Word (.docx) ou texte (.txt), en prenant soin de laisser des espaces vides là où seront ajoutés les éléments.  

Vous devez ensuite importer votre fichier de destinataires au format Excel (.xls) ou texte (.txt), contenant les adresses et les champs personnalisés à imprimer. 

La fusion se fait instantanément au moment de l’intégration. Un outil de visualisation vous permet de vérifier la mise en page après insertion des adresses. 

Pas de contrainte de lieu, ni de date, ni d’horaire 

La Lettre recommandée hybride, peut être envoyée à tout moment depuis l’espace client, quels que soient le lieu, le jour ou la date.   

Exemple : une Lettre Recommandée hybride déposée sur la plateforme, un vendredi à 22h30, génèrera une preuve de dépôt horodatée avec ces mêmes données. Le courrier physique correspondant, sera, quant à lui, produit matériellement à partir du lundi suivant. 

Délais de distribution :  

Parmi les caractéristiques propres à la lettre recommandée hybride, il est important de préciser quels sont les délais de distribution :  

• J+3 par défaut 

• J+2 sur option 

Règles d’envoi 

La mise à jour du statut peut déclencher une règle préétablie : envoi d’un courrier conditionné à la réception ou non de la lettre recommandée, envoi de l’information sur le statut par API à votre système etc. 

Cachet électronique de La Poste 

Avec la Lettre Recommandée hybride, toutes les preuves et éléments de traçabilité sont générés lors de son acheminement et embarquent le cachet électronique de La Poste, qui fait foi.  

Ces éléments peuvent être consultés à partir de votre espace client Maileva. Chaque pièce peut être éditée au format pdf. Les éléments certifiants étant encapsulés dans les métadonnées du document. 

Processus d’envoi et de traitement 

1. Je dépose mon document (PDF (.pdf), Word (.docx) ou texte (.txt)) 
2. Je renseigne les informations du destinataire ou bien je télécharge mon fichier d’adresses (Excel (.xls) ou texte (.txt)) 
3. Le document est validé par la plateforme (statuts créé/validé) 
4. Emission de la preuve de dépôt simultanée 
5. Le flux passe sur nos sites de production qui se trouvent en Ile-de-France 
6. Fabrication du courrier, mise sous pli, affranchissement du courrier 
7. Remise à La Poste. A noter que pour dépôt avant 14h sur l’espace client, les plis sont remis en Poste le jour même et peuvent partir en distribution dès le lendemain 
8. La Poste prend en charge l’acheminement du courrier et on entre dans la phase de distribution du pli. Les statuts qui en découlent sont : 
9. En distribution 
10. Distribué ou non distribuable (si le facteur n’a pas pu remettre le pli au destinataire) 

En fonction de votre type d’envoi et si vous avez opté pour l’avis de réception, vous recevrez un avis de réception au format numérique, une fois le pli remis à son destinataire 

Archivage électronique compris dans l’offre pour une durée de 3 ans (ou plus sur option). Cela concerne le courrier en lui-même et son contenu ainsi que l’ensemble des pièces produites lors du parcours du courrier. 

Côté destinataire 

Avec la lettre recommandée hybride, rien ne change pour le destinataire puisqu’il va recevoir un pli physique des mains du facteur comme si vous aviez envoyé un recommandé papier depuis un bureau de poste.  

Si le destinataire est bien présent, le facteur va vérifier le titre d’identité. Le destinataire va signer sur le terminal du facteur pour accepter la réception du pli. Si l’option “avis de réception” a été demandé, alors l’avis de réception horodaté et certifié sera automatiquement généré au format numérique et consultable par l’expéditeur en temps réel. 

Lettre Recommandée 100% électronique (LRE) : définition et cadre légal 

La Lettre Recommandée 100% Électronique (LRE) est un service de courrier recommandé 100 % dématérialisé, reconnu légalement au même titre que la Lettre Recommandée papier.  

Maileva recourt à la plateforme AR24 pour cette solution, AR24 étant une filiale de Docaposte au même titre que Maileva. 

Encadrée par le règlement eIDAS (n°910/2014) et l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, la Lettre Recommandée 100% électronique (LRE) bénéficie d’une présomption de fiabilité juridique dans toute l’Union européenne.  

Concrètement, elle permet à un expéditeur d’envoyer un recommandé en ligne avec preuve de dépôt, de contenu et d’envoi, sans impression ni déplacement. En outre, la Lettre Recommandée 100% Électronique (LRE) produit des preuves et des informations certifiées aux différentes parties concernées : 

• valeur probante identique à celle d’un recommandé papier avec accusé de réception 
• traçabilité de chaque étape de l’envoi, via des horodatages qualifiés 
• reconnaissance officielle par les administrations, les juridictions et les professionnels 

Grâce à ce cadre légal, la Lettre Recommandée 100% Électronique (LRE) constitue une alternative totalement conforme et comparable au recommandé papier traditionnel (envoi papier et réception papier) ou hybride (envoi en ligne et réception papier), tout en offrant un gain de temps et une réduction des coûts d’affranchissement. 

Le processus d’envoi côté expéditeur est sensiblement le même que pour l’envoi d’une Lettre Recommandée hybride, sauf pour les étapes de consentement et d’identification. 

Dans le cas de la Lettre Recommandée 100% électronique, l’identification de l’expéditeur et du destinataire sont hautement sécurisées.   

Consentement préalable du destinataire 

Lorsqu’il s’agit d’une administration ou d’un particulier, le destinataire doit avoir préalablement donné son accord pour recevoir des lettres recommandées au format électronique.  

Cette étape préliminaire est très importante car elle est requise par le règlement eIDAS.  

Ce n’est pas le cas pour les entreprises où le consentement n’est pas demandé. 

Pour les particuliers et les administrations, le consentement peut être recueilli explicitement (via une plateforme) ou être prévu contractuellement.  

A cet effet, un module de recueil de consentement est inclus dans l’offre Maileva. 

Processus d’identification du destinataire 

Pour retirer sa Lettre Recommandée 100% Électronique (LRE), le destinataire doit s’identifier via un moyen d’identification électronique qualifié au sens d’eIDAS qui peut être :  

L’Identité Numérique La Poste 

Si vous avez déjà un numéro d’identification, vous pouvez dès à présent accuser réception de vos Lettres Recommandées 100% Électroniques (LRE) en moins d’une minute. 

Le procédé de vérification d’identité par vidéo 

Cette vérification d’identité se fait à distance, quand vous le souhaitez et où vous voulez, en quelques minutes seulement. Il vous suffit d’être équipé d’un smartphone ou d’un PC avec webcam, et d’une pièce d’identité en cours de validité et en bon état. Cette identification est valable 5 ans et n’aura pas besoin d’être renouvelée à chaque réception de recommandé. 

Identité numérique du Groupe La Poste 

L’Identité Numérique La Poste est un service de certification électronique reconnu par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) et conforme au règlement européen eIDAS.  

Elle permet à tout usager de prouver son identité de manière sécurisée lors de démarches en ligne, en garantissant un haut niveau de fiabilité et de protection des données personnelles. 

L’identifiant LRE 

Si le destinataire possède un identifiant LRE d’AR24, il peut s’en servir pour accuser réception de ses Lettres Recommandées 100% Électroniques (LRE). 

Dans le cadre d’un envoi réalisé par un notaire, l’identifiant lui est remis par celui-ci. 

La clé REAL ou certificat RGS

Si vous êtes notaire, avocat, ou autre professionnel en possession d’un certificat numérique RGS, vous pouvez vous servir de votre clé d’identification numérique pour vous identifier auprès d’AR24 et réceptionner des LRE. 

Si le destinataire est un professionnel, il devra se munir également : 

• d’un document justificatif officiel ; 

• du SIRET/SIREN. 

Les avantages des 2 modes d’envoi de courriers recommandés de Maileva, Lettre recommandée hybride ou Lettre Recommandée 100% électronique (LRE) :  

1. Envoi facile et rapide sur la plateforme 
2. Des modes d’envoi intégrés à votre environnement de travail : 
3. Depuis Word et Excel avec Maileva Office 
4. Depuis Teams ou votre intranet avec Maileva Expert 
5. Depuis vos documents à envoyer avec notre imprimante virtuelle 
6. Directement intégré́ à vos logiciels métier avec notre gamme d’API 
7. Pas de contrainte de lieu ni d’horaire pour l’envoi de vos courriers recommandés 
8. Documents de preuves horodatés et signés disponibles en ligne 
9. Preuve de contenu 
10. Le suivi en temps réel permet un gain de temps sur vos procédures de relance, point notable pour votre DSO 
11. Des économies sur vos frais d’affranchissement car vous bénéficiez du tarif “grand compte” de La Poste

Choisir son mode d’envoi selon le profil des destinataires 

La Lettre Recommandée 100% électronique (LRE) reste un mode d’envoi destiné aux professionnels. Les étapes de sécurité requises par la règlementation européenne, sont complexes pour les particuliers (recueil du consentement, identification) et demande une maturité technologique qui encore compliquée à atteindre pour le plus grand nombre. Il vous appartient d’apprécier la capacité de vos destinataires à effectuer les démarches de réception avant d’opter pour ce type d’envoi. 

Les LRE peuvent aussi être envoyée par des particuliers mais en cas de doute, on privilégiera la lettre recommandée hybride pour ce type de destinataire. 

L’envoi multicanal   

La gestion des envois en multicanal (100% électronique ou papier selon le fichier) est prévue dans votre Espace client. Vous pourrez créer une règle d’envoi fondée sur le recueil de consentement de vos destinataires, où sur la base d’un fichier qui prendra en compte les spécificités pour chaque ID. Le mode d’envoi sera alors automatiquement décidé par la plateforme au moment de l’intégration de vos recommandés.  

Le multicanal permet donc de faire un seul envoi sur la plateforme mais gère les préférences (papier ou non) de chaque destinataire. 

En conclusion, Lettre Recommandée hybride et Lettre Recommandée 100% électronique (LRE) offrent toutes deux les garanties légales et de traçabilité conformes au règlement eIDAS.   

Le choix d’une solution plutôt qu’une autre relève avant tout du profil des destinataires et de vos pratiques internes.   

La plateforme Maileva a intégré ces contraintes et permet à ses utilisateurs d’opter pour la solution la plus adaptée au contexte : hybride, 100% électronique ou multicanal.  

Dans tous les cas, les modes d’envois sont hautement sécurisés et répondent aux exigences eIDAS qui leur confèrent la même valeur juridique qu’un recommandé papier classique.  

Les avantages à basculer sur de l’hybride ou du 100% électronique sont significatifs et les pratiques évoluent rapidement vers ces usages.