L’Udaf de l’Aude réduit ses coûts d’affranchissement de 43% grâce à Maileva.
- Témoignage
- 22.04.24
- 4min
Thibault Tornabène, Directeur de l’Union départementale des associations familiales de l’Aude (Udaf 11) nous explique comment la solution Maileva, connectée à la suite de progiciels pour la gestion tutélaire Uni.T Magis, permet un gain de temps pour les équipes et des économies sur l’affranchissement des courriers.
Bonjour, je suis Thibault Tornabène, Directeur Général de l’Udaf de l’Aude et je suis également le co-président du S.I.D.O.T qui est un regroupement d’organismes utilisateurs de la suite de logiciels pour la gestion tutélaire Uni.T Magis.
Comment utilisez-vous Maileva ?
Maileva est un système que nous avons mis en place depuis fin 2018. L’année 2019 a été une année durant laquelle nous nous sommes rodés et on a commencé à réellement utiliser la solution Maileva à partir de l’année 2020.
Concernant notre retour d’expérience sur cette utilisation, nous sommes de vrais mauvais élèves car nous n’avons pas su comprendre dès le début quelle était la modalité pour bien fonctionner avec un système comme Maileva qui a vocation à supprimer l’affranchissement et le traitement du papier. Nous avons donc maintenu pendant plusieurs années les 2 systèmes, c’est-à-dire à la fois Maileva qui nous permettait de dématérialiser l’envoi de nos courriers et la fameuse machine à affranchir que nous avons laissée à disposition des salariés.
Nous avons alors retravaillé notamment avec le S.I.D.O.T qui nous a fait part de son expertise sur cette question et nous avons reconvoqué la mise en place de ce dispositif au sein de notre association.
Sur les années 2020 et 2021 nous avons été impactés comme tout le monde par des périodes de confinements qui font que le travail collectif n’a pas pu se faire mais au final nous avons pu commencer à avoir une utilisation plus importante que celle qui était prévue à partir du milieu de l’année 2021, 2022, 2023.
Voici 5 chiffres qui sont assez éloquents :
Nous sommes aussi passés sur Maileva pour des questions économiques, notre ligne affranchissement dépassait les 80 000 € en 2019 et 2020 pour à peu près 1200 mesures de protection et en tout 1800 personnes suivies avec les services Masp (Mesure d’accompagnement social personnalisé) et autres MJAGBF. Dès 2021 nous sommes descendus à 70 000 €, en 2022 à 65 000 €, 2023 à 55 000 € et on pense descendre ou la barre des 50 000 € voire 45 000 € en 2024.
Quels sont les bénéfices pour les équipes ?
Aujourd’hui les équipes qui se servent de Maileva le font en priorité, ça a été le cas pendant toute l’année 2023 où prioritairement nous avons fait partir les courriers par Maileva et avons pris la mesure radicale de supprimer la machine à affranchir (mesure qui dans l’idéal est à prendre dès la signature du contrat Maileva). Tant que vous maintenez les deux dispositifs, les équipes vont naturellement aller vers ce qu’elles savent faire et qui leur a toujours rendu service. En décrétant l’arrêt de la machine à affranchir, le seul moyen d’envoyer du courrier c’est Maileva.
Voici mon retour au niveau de ma fonction de direction. Les équipes s’y retrouvent aussi puisque finalement leur travail se trouve fluidifié, elles gagnent du temps, elles n’ont plus à mettre sous pli et affranchir le courrier avec la machine à affranchir, ce qui leur prenait du temps sur le milieu de la journée. Elles ont maintenant totalement adopté la numérisation de l’envoi du courrier via Maileva.
Avec Maileva, vous bénéficiez des tarifs d’affranchissement privilégiés de La Poste dès le 1er pli ! Vous pouvez envoyer des courriers recommandés ou courriers simples 24h/24 et 7j/7 et vos courriers sont remis à La Poste le jour-même dans 98% des cas pour toute opération validée avant 14h.