L’OD Maileva, un complément stratégique à votre ERP et à votre GED pour réussir la facturation électronique

En parallèle, et selon le Baromètre France Num 2024, les TPE-PME sont équipées à 67% de logiciels de facturation, à 65% de logiciels comptables et à 24% de progiciels de gestion intégrés (ERP). Enfin 28% des TPE-PME ont numérisé en 2023 plus de 50% de leurs factures dans un format permettant leur traitement automatisé.   

Pour les entreprises déjà équipées d’un ERP (Enterprise Resource Planning) et de GED (Gestion Électronique de Documents), la question de l’intérêt d’un OD (Outil de Dématérialisation) peut légitimement se poser. Pourtant, loin d’être redondant, un OD spécialisé comme celui proposé par Maileva apporte une valeur ajoutée unique et complémentaire à votre écosystème technologique existant.    

Dans cet article nous verrons comment la solution Maileva peut s’intégrer aux outils déjà existants et aider les entreprises dans leur passage à la facturation électronique.  

L’ERP et la GED : des outils généralistes avec des limites spécifiques

Les limites de l’ERP dans la dématérialisation

Bien que les ERP modernes intègrent des fonctionnalités de dématérialisation, ils présentent plusieurs contraintes :

Rigidité des workflows : les processus de validation sont souvent figés dans la logique métier de l’ERP, rendant difficile l’adaptation aux spécificités de chaque type de document ou processus d’approbation.

Interface utilisateur complexe : l’interface des ERP, conçue pour la gestion globale de l’entreprise, n’est pas optimisée pour les tâches quotidiennes de validation et de traitement documentaire.

Coûts de customisation élevés : adapter un ERP pour répondre aux besoins spécifiques de dématérialisation nécessite souvent des développements coûteux et chronophages.

Performance limitée : le traitement de gros volumes documentaires peut impacter les performances globales de l’ERP, affectant d’autres processus critiques de l’entreprise.

Les contraintes de la GED traditionnelle

Les solutions de GED, bien qu’efficaces pour le stockage et l’archivage, montrent leurs limites sur certains aspects :

Processus de validation basiques : les circuits de validation sont souvent linéaires et ne permettent pas de gérer des workflows complexes avec des conditions métier spécifiques. 

Intégration limitée : les GED traditionnelles peinent à s’intégrer nativement avec les outils métier et les systèmes comptables, créant des silos d’information. 

Faible automatisation : le niveau d’automatisation des tâches répétitives reste souvent insuffisant, nécessitant des interventions manuelles fréquentes : classement, indexation, conversion des documents au bon format, archivage, recherche et extraction des données pour les reportings etc. 

L’OD : un maillon essentiel de votre chaîne numérique

Une spécialisation qui fait la différence

Un OD (Solution Compatible) comme celui de Maileva se positionne comme un spécialiste de la dématérialisation, apportant : 

Expertise métier approfondie : développé spécifiquement pour les processus de dématérialisation, il intègre les meilleures pratiques du marché et une connaissance fine des enjeux réglementaires, autour de l’e-facture,

Workflows : conception de circuits de validation sur mesure, 

Interface utilisateur dédiée : une ergonomie pensée pour optimiser la productivité des utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes de validation et de traitement. 

Une approche d’intégration plutôt que de remplacement 

L’OD ne vient pas concurrencer vos systèmes existants, mais les enrichir : 

Connectivité native : intégration transparente avec votre ERP pour récupérer les données de référence* (fournisseurs, clients, informations commerciales),

Synchronisation avec la GED : retour automatique des documents, préservant votre stratégie de stockage à long terme,

API ouvertes : possibilité de connecter l’OD à d’autres outils métier (CRM, solutions sectorielles) pour une approche omnicanale. 

*Cf : selon liste des ERP compatibles sur demande

Les bénéfices concrets d’un OD spécialisé 

Amélioration significative de la productivité 

Réduction des temps de traitement : les processus optimisés et l’automatisation intelligente permettent de diviser par 3 à 5 les temps de traitement des documents. Selon une étude d’Aberdeen Group, « le traitement des factures dégagerait un gain moyen de 46 % par rapport à un traitement manuel » une fois la solution de dématérialisation intégrée. 

Contrôles automatisés : contrôles règlementaires automatisés réduisent drastiquement les risques de non-conformité. Des contrôles complémentaires autour du métier peuvent être opérés à la demande.  

Mobilité et disponibilité : accès aux documents et aux validations depuis n’importe quel appareil, permettant une réactivité maximale des équipes. 

Optimisation des coûts 

ROI rapide : contrairement aux modifications d’ERP, l’implémentation d’un OD offre un retour sur investissement mesurable dès les premiers mois. 

Réduction des coûts de traitement : automatisation des tâches à faible valeur ajoutée et réallocation des ressources humaines sur des missions plus stratégiques. 

Économies d’archivage : optimisation des espaces de stockage physique et réduction des coûts liés à la gestion papier. 

Renforcement de la conformité et du contrôle 

Traçabilité exhaustive : chaque étape suivie par le fichier est horodatée et tracée, garantissant une piste d’audit conforme aux exigences réglementaires. 

Sécurité renforcée : chiffrement des données, contrôle d’accès granulaire et archivage automatique garantissent la sécurité de vos informations critiques. 

L’approche Maileva : l’OD comme outil de pilotage 

Une vision écosystémique 

Maileva conçoit son OD comme l’outil de pilotage idéal de vos flux de factures : 

Réception et traitement : tous les documents entrants ou sortants (bons de commandes, factures) transitent par l’OD (Solution Compatible) qui les oriente selon leur nature et leur niveau de complexité, 

Orchestration des validations : gestion intelligente des circuits d’approbation avec escalade automatique, notifications push et tableau de bord de suivi en temps réel,

Redistribution automatique : une fois validés, les documents et leurs données sont automatiquement dispatchés vers les systèmes de destination (ERP, comptabilité, GED),

Analytics avancés : tableaux de bord et reporting permettant d’identifier les goulots d’étranglement et d’optimiser continuellement les processus,

Conclusion : l’OD, un investissement stratégique 

Choisir un OD quand on dispose déjà d’un ERP ou d’une GED n’est pas une dépense supplémentaire mais un investissement stratégique. Il permet de : 

• Maximiser la valeur de vos systèmes existants en les libérant des contraintes de la dématérialisation 

• Accélérer la transformation digitale sans remettre en cause l’architecture IT existante 

• Améliorer l’expérience utilisateur avec des outils dédiés et ergonomiques 

• Renforcer la conformité grâce à des processus spécialisés et auditables 

• Préparer l’avenir avec une plateforme évolutive et connectée 

L’OD Maileva ne remplace pas vos outils, il les révèle. En orchestrant intelligemment vos processus documentaires, il transforme votre écosystème numérique en une chaîne de valeur fluide, efficace et évolutive. 

Pour découvrir comment l’OD Maileva (Solution Compatible) peut s’intégrer dans votre environnement existant et transformer vos processus documentaires, contactez nos experts dès aujourd’hui. 

A noter : Le terme OD disparaît au profit de SC pour « Solution Compatible », suite à l’annonce réalisée lors de la réunion de la Communauté des relais pour la facturation électronique s’est tenue à Bercy, le vendredi 21 mars 2025. Ce statut de SC reste à détailler par l’administration fiscale.   

Sources : Baromètre France Num 2024 – https://www.francenum.gouv.fr/ 
Institut CSA – csa.eu/ 
Aberdeen Group – https://www.aberdeen.com/ 
Gartner – https://www.gartner.com/ 
Divalto – https://www.divalto.com/