Un an après la loi du 9 avril 2024, ce qui a changé pour les syndics de copropriété

Les communications des syndics de copropriété 

Gestion des envois de courriers par les syndics de copro

Les syndics doivent apporter un traitement particulier pour chaque type de communications avec les copropriétaires : convocations aux assemblées générales, procès-verbaux, appels de fonds, mises en demeure etc.

Le nombre de courriers à envoyer pour un syndic est conséquent. Cette gestion implique une charge administrative importante, notamment quand il s’agit d’adapter le format d’envoi (papier ou électronique) aux préférences ou exigences de chaque copropriétaire.

D’autant plus, qu’une seule erreur peut compromettre la conformité d’un envoi et annuler la valeur juridique de celui-ci. Les derniers textes de loi, tentent à simplifier les procédures en matière de gestion de syndic et en particulier la loi du 9 avril 2024.

Voyons ensemble, un an après, quel sont les évolutions apportées par cette nouvelle norme.

Usages avant la loi du 9 avril 2024 

Demande de consentement obligatoire 

Lors de l’entrée en vigueur du décret 2020-834 le 2 juillet 2020, les syndics de copropriété ont reçu la possibilité d’utiliser un procédé électronique pour l’envoi de leurs communications réglementées vers leurs copropriétaires. 

Cette même loi imposait aux syndics l’obligation de recueillir le consentement préalable des copropriétaires avant tout envoi au format numérique.  

L’envoi de documents par voie électronique nécessitait systématiquement l’accord préalable et explicite de chaque copropriétaire. Sans ce consentement, le syndic était tenu d’utiliser la voie postale traditionnelle, même si la communication électronique eut été plus efficace et plus économique pour toutes les parties. 

Gestion des consentements des copropriétaires 

Cette obligation créait une étape administrative supplémentaire pour les syndics de copro qui, en amont de toute notification électronique devaient : 

• Solliciter activement le consentement de chaque copropriétaire 

• Documenter et conserver ces consentements avec rigueur 

• Tenir à jour une base de données des préférences de communication 

• Gérer deux circuits parallèles d’envoi (papier et électronique) 

Cette gestion représentait un frein significatif à l’adoption des solutions numérique en général et des solutions de courriers électroniques en particulier. 

La loi du 9 avril 2024 vient abolir ces contraintes, dans un souci de simplification administrative.   

Quels changements depuis la loi du 9 avril 2024 ? 

Suppression du consentement préalable pour les envois électroniques 

Le changement majeur apporté par la loi du 9 avril 2024 concerne précisément la question du recueil du consentement. Désormais, les syndics peuvent envoyer les notifications par voie électronique sans avoir à recueillir le consentement préalable des copropriétaires.  

Cette inversion de la logique précédente constitue une simplification considérable des procédures. 

Maintien du droit de chaque copropriétaire à exiger une notification papier 

La loi préserve toutefois le droit des copropriétaires à recevoir leurs documents au format papier. Le syndic de copropriété doit informer explicitement les copropriétaires qu’il leur est possible de continuer à recevoir les informations par courrier papier, sur simple demande. Si un copropriétaire exprime ce souhait, le syndic doit respecter cette préférence et continuer à lui adresser les documents par voie postale. 

Sécurisation des envois électroniques par les syndics 

En contrepartie de cette facilitation, la loi renforce les exigences en matière de sécurité des envois électroniques. Les syndics doivent garantir : 

• La traçabilité des communications 
• L’intégrité des documents envoyés 
• La preuve de réception par le destinataire 

Ces exigences sont principalement régies par la loi ALUR du 24 mars 2014, ainsi que par des régulations européennes telles que le règlement eIDAS pour les services d’identification et de confiance électronique. 

Ces garanties sont particulièrement importantes pour les documents à valeur juridique comme les convocations aux assemblées générales, l’envoi des procès-verbaux et les mises en demeure. 

Rappel des objectifs de la loi : simplification administrative 

Une réforme majeure pour la simplification des démarches administratives 

Cette évolution législative, arrive dans un contexte politique français qui établit une volonté manifeste de simplifier la vie des usagers et des entreprises. En supprimant l’obligation de recueillir le consentement préalable, la loi facilite le passage à la communication électronique sans pour autant l’imposer, respectant ainsi le choix des copropriétaires réfractaires au numérique. 

Maileva Copro : la solution pour simplifier toutes les démarches administratives 

Fonctionnalités Maileva Copro 

Pour accompagner les syndics dans la gestion quotidiennes des envois de courriers, la solution Maileva et l’outil Maileva Copro proposent une plateforme unifiée permettant de gérer tous les types de communications.  

A noter que les solutions Maileva respectent les contraintes légales en matière de courrier électronique répondant ainsi aux critères eIDas définis par l’Europe.  

Grâce aux outils Maileva les syndics peuvent expédier tous les courriers de copro selon le format requis :  

Courrier simple : pour les envois papiers classiques destinés aux copropriétaires ayant exprimé cette préférence. 

LRAR : Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (papier) : pour les notifications officielles nécessitant une preuve d’envoi et de réception au format papier. 

LRE : Lettre Recommandée Électronique : alternative numérique au recommandé traditionnel, de valeur juridique strictement équivalente. 

Email : intégration et gestion de la messagerie du syndic directement dans Maileva 

Avis Électronique (AE) : notifications légales numériques avec preuves de dépôt et de réception. Il s’agit de communications courantes par voie électronique, avec possibilité de traçabilité intégrée.   

Bien sûr Maileva Copro répond aux normes légales requises pour l’envoi des communications par voie électronique et bien plus encore : RGPD, Loi Travail, Loi Sapin2, Ordonnances Macron, règlement eIDas, devoir de vigilance… 

Avantages de Maileva Copro et simplification administrative 

L’adoption d’une solution intégrée comme Maileva Copro, combinée à la nouvelle législation, offre aux syndics plusieurs avantages : 

• Possibilité pour le syndic de refacturer l’avis électronique à 100% aux copropriétaires 

• Une seule et même application pour gérer tous les courriers de copro 

• Une prise en main simple et une utilisation fluide 

• Simplification de la gestion administrative par l’absence de recueil systématique des consentements 

• Gain de temps et d’efficacité dans la préparation et l’envoi des communications 

• Traçabilité accrue des échanges et sécurisation juridique 

• Les données sont hébergées en France sur des serveurs sécurisés 

• Archivage centralisé de toutes les communications, quel que soit leur format 

• Economies sur le budget courrier du syndic dès le premier envoi grâce aux tarifs d’affranchissement négociés par Maileva 

• Paramétrage possible de scenarii d’envois 

Quelles évolutions légales pour les syndics de copro ? 

Un an après l’entrée en vigueur de la loi du 9 avril 2024, les syndics qui ont adapté leurs pratiques à ce nouveau cadre réglementaire constatent une réelle simplification de la procédure d’envoi pour les notifications. Le principal bénéfice reposant sur la suppression d’une étape préalable contraignante – le recueil du consentement – tout en préservant le droit des copropriétaires à choisir leur mode de communication préféré. 

Cela dit, les réformes pourraient aller plus loin pour la gestion des copropriétés en élargissant le périmètre à d’autres types de documents pouvant être transmis électroniquement, par exemple pour des documents complexes de type techniques ou financiers. L’envoi par voie électronique serait tout à fait adapté à la nature de ces envois, en termes de sécurité et de traçabilité.