Dématérialisation de tous les documents RH avec Maileva !

Maileva Bulletins de Paie, la solution phare de Maileva pour les équipes RH

Depuis la loi Travail de 2016, les employeurs peuvent transmettre les fiches de paie par voie électronique sans nécessiter l’accord préalable du salarié, sous certaines conditions. Toutefois, le salarié conserve un droit d’opposition à tout moment.

Dans ce contexte, Maileva permet de diffuser automatiquement les fiches de paie dans le coffre-fort numérique Digiposte, dans un cadre strictement conforme à la réglementation (article L3243-2 du Code du travail, RGPD et la loi Travail). Chaque salarié dispose ainsi d’un accès personnel, sécurisé et permanent à ses documents, accessibles même après son départ de l’entreprise. La plateforme permet de gérer l’envoi automatisé des bulletins de paie au format électronique ou papier selon le choix du salarié.

Pour l’entreprise, les solutions RH de Maileva permettent :

• Une gestion simplifiée et automatisée des envois de bulletins de paie, avec traçabilité complète.
• Envoi simultané et automatisé des envois de bulletins de paie au format papier et numérique selon le souhait prononcé par le salarié.
• Des économies substantielles sur les coûts d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement et d’archivage.
• Un accès rapide et sécurisé pour les collaborateurs à leurs documents via un coffre-fort numérique personnel.
• Une image employeur modernisée, répondant aux attentes des nouvelles générations de salariés.
• Une solution tout-en-un, conforme et sécurisée.

Digiposte : le coffre-fort numérique hautement sécurisé

Maileva Bulletin de Paie s’appuie sur le coffre-fort numérique Digiposte, leader français des coffres-forts numériques, et qui propose :

• Une transmission et un archivage cryptés.
• Un stockage sécurisé 100% hébergé en France. conforme au RGPD.
• Une conservation légale des bulletins de paie pendant 50 ans.
• Une accessibilité permanente via web ou application mobile.
• Une interface intuitive et personnalisée pour les salariés et les services RH.

Quelles sont les autres solutions RH de Maileva ?

L’envoi dématérialisé ou postal de documents RH individuels

Maileva permet également l’envoi de tous les documents RH à caractère individuel, en version numérique ou papier selon les préférences du salarié :

• Contrats et avenants.
• Attestations diverses (emploi, solde de tout compte, congés…).
• Notes de service personnalisées.
• Courriers disciplinaires (y compris en recommandé).
• L’envoi peut être réalisé automatiquement à partir des flux RH existants ou via la plateforme web de Maileva.

La diffusion de communications collectives RH

La solution s’adapte aussi aux envois groupés ou collectifs, essentiels dans la vie sociale de l’entreprise :

• Convocations aux entretiens annuels, formations, réunions CSE.
• Diffusion de règlements intérieurs, chartes, livrets d’accueil.
• Campagnes de communication RH (prévention, onboarding, actualités internes).

Grâce au multicanal, vous choisissez le meilleur mode de diffusion : courrier, email, notification Digiposte ou SMS.

Une gestion hybride papier/numérique simplifiée

Tous les salariés ne sont pas égaux face au numérique. C’est pourquoi Maileva permet une gestion mixte : pour chaque collaborateur, la solution intègre les demandes spécifiques des salariés qui veulent recevoir leurs documents au format papier. Les préférences sont centralisées et prises en compte automatiquement dans chaque envoi.

Archivage RH sécurisé et conforme

Tous les documents RH diffusés via Maileva peuvent être archivés dans un environnement sécurisé. L’archivage est conforme aux exigences légales, avec des durées de conservation de 50 ans pour les bulletins de paie, et garantit la traçabilité des accès, des dépôts et des modifications.

Un accompagnement sur-mesure pour une transition fluide

Pour garantir une adoption rapide et sereine, Maileva fournit un accompagnement complet aux équipes RH :

• Assistance au paramétrage et support client dédié.
• Support de présentation pour les CSE.
• FAQ et kit de communication pour les salariés.
• Tutoriels, guides pratiques et rétroplanning.
• Onboarding pour les administrateurs.
• Onboarding pour les utilisateurs.

Essayez la solution RH de Maileva 

La solution Bulletin de Paie de Maileva répond parfaitement aux attentes des employeurs et des salariés en matière de dématérialisation. Elle combine la sécurité, la conformité légale et la facilité d’utilisation, tout en offrant la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux différentes situations et préférences. 

Le potentiel de développement reste important pour les années à venir avec deux données importantes : 

47% des salariés reçoivent encore leurs bulletins de paie en version physique et parmi eux 64% se déclarent intéressés par la dématérialisation. Et 75% des détenteurs de coffre-fort numérique souhaiteraient y recevoir d’autres documents RH ! 

Le Baromètre Opinionway est très révélateur en cela : les employeurs, comme les salariés trouvent un intérêt manifeste à l’usage du bulletin de paie électronique.  

Maileva, forte de son expertise dans la dématérialisation de documents, est idéalement positionnée pour accompagner les organisations dans cette transition numérique essentielle. 

La mise en œuvre de la solution Maileva suit un parcours clair en 5 étapes

• Choix d’une solution conforme aux obligations légales. 

• Information du CSE (pour les entreprises de plus de 50 salariés). 

• Communication aux salariés sur leurs droits et les bénéfices du dispositif. 

• Plan d’accompagnement au changement avec supports fournis par Maileva. 

• Gestion des préférences salariés (numérique ou papier) avec un module dédié. 

Collectivités territoriales et secteur public : Maileva propose des solutions adaptées 

Soumises à des obligations spécifiques, les collectivités territoriales trouvent en Maileva une réponse parfaitement adaptée à leurs exigences. La solution prend en compte : 

• La diversité des statuts des agents (titulaires, vacataires, contractuels). 

• Les contraintes réglementaires propres à la fonction publique. 

• Les contraintes de sécurité et de transparence propres au secteur public. 

Une solution RH pensée pour la simplicité, la conformité et la sérénité

Avec Maileva, les services RH disposent d’une solution complète pour gérer sereinement l’ensemble de leurs flux documentaires RH : du bulletin de paie à la convocation, du contrat au courrier confidentiel. Grâce à une approche multicanale, une conformité irréprochable et une sécurisation optimale des données, Maileva s’impose comme un partenaire stratégique de la digitalisation RH. 

 * 5e vague de son Baromètre Digiposte de la dématérialisation des documents RH réalisé par OpinionWay portant sur les usages numériques des salariés et l’impact de la dématérialisation des documents RH