Le baromètre Opinionway sur la dématérialisation des documents RH

Le bulletin de paie électronique (BPE) : l’effet pivot de la Loi El Khomri

La première reconnaissance de l’écrit électronique et instauration du principe d’équivalence entre support papier et électronique, voit le jour avec la loi du 21 juin 2004.

Plusieurs modifications s’en suivent jusqu’à la loi Travail (Loi El Khomri) de 2016 qui autorise notamment l’employeur à envoyer les bulletins de paie en format électronique aux salariés sans demander leur consentement en amont.

Les salariés conservent le droit de recevoir leurs bulletins de paie au format papier sur simple demande. Désormais, la version dématérialisée constitue le format par défaut, tandis que le papier devient l’exception.

Cette simplification juridique majeure a permis au bulletin de paie électronique de se déployer plus rapidement. Ainsi les employeurs ont petit à petit renoncé à l’édition manuelle du bulletin de paie et de ses multiples tâches chronophages qui l’accompagnent : l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, la gestion des fournitures, la remise à La Poste ou en main propre, l’archivage etc. En optant pour le bulletin de paie électronique (BPE), les employeurs peuvent faire l’impasse sur ce processus complexe et se consacrer pleinement à leur cœur de métier.

Baromètre annuel de la dématérialisation des documents RH

Selon la 5ème édition du Baromètre annuel de la dématérialisation des documents RH réalisé par Digiposte et OpinionWay en novembre 2024, l’adoption du bulletin de paie électronique a progressé de façon significative. L’étude, menée auprès de plus de 2500 salariés représentatifs, révèle que 63% des salariés reçoivent désormais leurs bulletins de paie au format électronique, contre seulement 42% lors de la première vague de l’étude en 2020, soit une progression de 50% en quatre ans.

Cette tendance s’observe quelle que soit la taille de l’entreprise 

Dans les grandes entreprises, 78% des salariés reçoivent leurs bulletins de paie au format électronique, contre 67% dans les ETI, 58% dans les PME et 48% dans les microentreprises. Maileva, avec sa solution adaptable, permet justement aux entreprises de toutes tailles d’accéder à cette modernisation, y compris les TPE et PME qui ne disposent pas nécessairement de ressources informatiques conséquentes. 

Perception positive du bulletin de paie électronique par les salariés 

 Aujourd’hui le bulletin de paie électronique (BPE) est bien accepté par les salariés, qui ont pris l’habitude de gérer les documents légaux au format numérique.  

Le bulletin de paie reste un document particulièrement important pour les salariés : 97% le considèrent comme important, dont 43% comme « extrêmement important ». C’est un document consulté régulièrement, avec 75% des salariés qui le consultent au moins une fois par mois. 

Usages et consultation du bulletin de paie par les salariés 

Les salariés déclarent consulter leurs bulletins de paie au moins une fois par mois pour :  

• Vérifier leur rémunération (80%) 

• Vérifier leur solde de congés payés ou RTT (48%) 

• Remplir leur déclaration d’impôts sur le revenu (39%) 

• Vérifier leur taux de prélèvement à la source d’impôt sur le revenu (38%) 

Le bulletin de paie est également utilisé comme justificatif pour de nombreuses démarches : 

• Constituer un dossier pour la location ou l’achat d’un logement (36%) 

• Faire une demande de prêt ou de crédit (51%) 

• Justifier des revenus pour le calcul du quotient familial (30%) 

• Ouvrir un compte en banque (27%) 

• Réaliser des demandes d’aide auprès de la CAF (23%) 

• Constituer un dossier pour se porter garant (14%) 

• Bénéficier de facilités de paiement (13%) 

• Faire une demande de logement social (13%)

• Justifier des revenus lors d’un changement de poste ou d’entreprise (12%) 

La solution Maileva est accessible à tout moment et en tout lieu, permettant aux salariés de conserver leurs bulletins de paie directement dans leur coffre Digiposte. 

Selon le baromètre de Opinionway, les salariés déclarent conserver leurs bulletins de paie pour plusieurs raisons : 

• avoir des justificatifs pour leurs droits à la retraite (84%) 

• avoir des justificatifs de leurs revenus (76%) 

• respecter les recommandations de conservation des documents importants (70%) 

Leviers et freins à la dématérialisation 

L’étude identifie clairement les leviers et les freins à la dématérialisation des documents RH. Interrogés sur ce sujet, les salariés font part de leurs craintes et de leurs réticences, malgré une adoption massive. 

Les principaux leviers qui incitent les salariés à accepter la dématérialisation sont : 

• La praticité par rapport à la conservation et au classement des papiers (58%) 

• L’accès facilité aux documents, où qu’ils soient (51%) 

• La réduction du risque de perte de documents importants (41%) 

• L’évolution des usages vers le tout numérique (35%) 

À l’inverse, les principaux freins sont : 

• L’habitude d’avoir déjà tout l’historique des bulletins de paie en papier (47%) 

• La crainte pour la sécurité des documents sensibles (38%) 

• Le manque de confiance dans les outils numériques en général (31%) 

• La perception d’une plus grande complexité (22%) 

• Le manque d’aisance avec l’informatique (18%) 

Pour répondre à ces freins, Maileva propose un accompagnement complet des organisations dans leur transition vers la dématérialisation, incluant l’onboarding des équipes RH et des salariés.  

L’interface utilisateur intuitive de la solution Maileva facilite également l’adoption par les salariés, même ceux qui sont moins à l’aise avec les outils numériques. 

Sécurité et RGPD : un frein à la dématérialisation des documents RH 

Si 78% des salariés se disent à l’aise avec internet et les outils informatiques, 82% d’entre eux s’inquiètent des risques numériques associés à leurs usages. 

Face à ces préoccupations, Maileva propose une solution hautement sécurisée, avec un hébergement des données en France, répondant ainsi directement à l’attente de 72% des salariés qui considèrent l’hébergement en France ou en Europe comme important pour leurs documents sensibles, et 34% des salariés estiment ce paramètre comme indispensable pour leurs documents et données sensibles.  

Entièrement conforme aux exigences du RGPD et aux réglementations en vigueur, Maileva vous garantit à la fois, la sécurité et la confidentialité des données sensibles de vos salariés. Vous évitez les risques de non-conformité et les sanctions associées en adoptant une solution éprouvée.   

Mode de distribution et outils utilisés avec le coffre-fort numérique hautement sécurisé.

Malgré ces réticences liées à la sécurité des données, l’envoi au format électronique du bulletin de paie est aujourd’hui le mode de distribution le plus courant (63%), devant la remise en main propre sur le lieu de travail (23%) et l’envoi par courrier (14%). 

Parmi les salariés recevant leurs bulletins de paie au format numérique, 69% le reçoivent dans un coffre-fort numérique, qui apparaît comme l’outil le plus utilisé pour la dématérialisation, devant l’envoi par e-mail (16%) et l’envoi via un intranet RH (14%). 

La loi imposant aux employeurs de garantir l’intégrité et l’authenticité du bulletin de paie électronique (BPE), les organisations sont obligées de recourir à une solution dédiée pour la distribution et l’archivage sécurisé des bulletins de paie. Ils doivent être déposés et stockés dans un coffre-fort numérique sécurisé, tel que Digiposte. Les données des fiches de paie devant être chiffrées, pendant leur transmission tout comme pendant leur stockage, seule une solution hautement sécurisée comme Digiposte permet de répondre à ces critères légaux.  

Grâce à cet espace sécurisé, le salarié peut consulter et conserver tous ses bulletins de salaire en ligne tout en permettant aux entreprises de garantir la confidentialité et la protection des informations sensibles de leurs collaborateurs. 

La solution Maileva répond parfaitement à ces exigences, en proposant une distribution des bulletins de paie via un coffre-fort numérique sécurisé, avec l’avantage supplémentaire de pouvoir gérer les demandes d’envoi au format papier pour les salariés qui ont manifesté ce choix. 

La généralisation du coffre-fort numérique est notable quelle que soit la taille de l’entreprise, avec une progression impressionnante depuis 2020 : de 40% à 69% au global, et de 14% à 34% dans les microentreprises. 

Potentiel de développement et perspectives 

L’étude révèle un potentiel de développement encore fort pour la dématérialisation du bulletin de paie : 64% des salariés auxquels la dématérialisation n’a pas été proposée seraient prêts à l’accepter. 

Par ailleurs, 75% des détenteurs d’un coffre-fort numérique seraient intéressés pour y recevoir d’autres documents RH (contrats, avenants, communications internes etc.) en plus de leurs bulletins de paie, alors que seulement 38% d’entre eux y reçoivent déjà d’autres documents RH. De même, 73% seraient intéressés par la possibilité de signer leurs contrats ou avenants directement dans leur coffre-fort numérique. 

C’est ce que propose la solution évolutive de Maileva en permettant non seulement la dématérialisation du bulletin de paie, mais également celle d’autres documents RH importants : contrats de travail, avenants, attestations, certificats, etc. La solution inclut également des fonctionnalités de signature électronique, répondant ainsi pleinement aux attentes exprimées par les salariés. 

Durée de conservation des bulletins de paie électronique (BPE) 

Les employeurs doivent conserver les bulletins de paie papier pendant une durée minimale de 5 ans, pour se conformer aux obligations comptables et sociales. 

En revanche, le bulletin de paie dématérialisé doit être accessible par le collaborateur pour une durée minimale de 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé et les 6 années suivantes. La conservation sécurisée et durable des documents est cruciale pour les salariés, notamment pour des démarches administratives ou fiscales. L’étude de Opinionway confirme qu’il s’agit un paramètre très important pour les salariés. 

Maileva répond à ces préoccupations en proposant une solution d’archivage électronique à valeur probante, garantissant la conservation sécurisée des bulletins de paie pendant 50 ans, conformément à la législation en vigueur, et leur accessibilité permanente pour les salariés, même après leur départ de l’entreprise. 

Les avantages des solutions RH de Maileva pour les organisations 

Au-delà des bénéfices pour les salariés, la solution Bulletin de Paie de Maileva offre de nombreux avantages pour les employeurs : 

Réduction des coûts : économies sur l’impression, le papier, l’affranchissement et le temps de traitement 

Gain de temps : automatisation du processus de distribution des bulletins de paie 

Flexibilité : gestion simultanée des formats papier et électronique 

Sécurité : protection des données personnelles et confidentielles 

Traçabilité : suivi complet des actions effectuées sur les documents 

Conformité réglementaire : respect des exigences légales en matière de dématérialisation 

Essayez la solution RH de Maileva 

La solution Bulletin de Paie de Maileva répond parfaitement aux attentes des employeurs et des salariés en matière de dématérialisation. Elle combine la sécurité, la conformité légale et la facilité d’utilisation, tout en offrant la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux différentes situations et préférences. 

Le potentiel de développement reste important pour les années à venir avec deux données importantes : 

47% des salariés reçoivent encore leurs bulletins de paie en version physique et parmi eux 64% se déclarent intéressés par la dématérialisation. Et 75% des détenteurs de coffre-fort numérique souhaiteraient y recevoir d’autres documents RH ! 

Le Baromètre Opinionway est très révélateur en cela : les employeurs, comme les salariés trouvent un intérêt manifeste à l’usage du bulletin de paie électronique.  

Maileva, forte de son expertise dans la dématérialisation de documents, est idéalement positionnée pour accompagner les organisations dans cette transition numérique essentielle.