Envoyez tout type de courrier depuis Microsoft Teams® avec l’application Maileva

La fonctionnalité Maileva : une solution certifiée par Microsoft®

L’application Maileva dans Microsoft Teams® simplifie l’envoi de votre courrier.

Il vous suffit de glisser-déposer votre courrier dans Microsoft Teams® et de valider. Maileva se charge de la suite :  

• impression, mise sous pli, affranchissement puis remise à La Poste pour le courrier papier
• ou directement au destinataire pour le courrier électronique

L’application Maileva dans Microsoft Teams® propose des modes d’envoi adaptés à chaque cas d’usage : 

• Envoi de courrier simple au format papier : envoi numérique et réception papier (jusqu’à 90 pages recto/verso en format pdf). 

• Lettre recommandée papier : envoi en ligne de courrier recommandé avec réception par le destinataire au format papier. Le volume des pièces jointes peut représenter jusqu’à 90 pages recto/verso. 

• Envoi et réception numérique du courrier recommandé. Valeur juridique équivalente à la lettre recommandée avec accusé de réception traditionnelle. Le volume des pièces jointes peut représenter jusqu’à 256 Mo, soit 19 000 pages

Tous les courriers sont traités depuis une seule et même application, de façon simple, efficace et sécurisée. 

	Maileva se charge d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et de remettre à La Poste votre courrier (simple ou recommandé)
	Maileva envoie votre courrier recommandé 100% électronique. L’accusé de réception est reçu de façon sécurisée. Le courrier recommandé 100% électronique a la même valeur légale qu’un recommandé papier

Comment ça marche ? Un processus fluide en trois étapes seulement

Préparez votre courrier sur vos outils de travail habituels	Chargez votre courrier et ses pièces jointes dans Microsoft Teams®	Choisissez entre 2 modes d’envoi : . Papier, distribué par le facteur .100% électronique

1. Préparez votre courrier sur vos outils de travail habituels (Word®, logiciel métier)
2. Ouvrez l’application Maileva
3. Chargez votre courrier (avec ou sans pièce jointe) directement à partir de l’application Microsoft Teams®. L’interface intuitive vous guide à chaque étape du processus.
4. Choisissez entre les deux modes d’envoi selon vos besoins et les préférences de vos destinataires :

• en mode hybride : Maileva s’occupe d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et de remettre à La Poste votre courrier (simple ou recommandé)
• en mode 100% électronique : Maileva envoie votre courrier recommandé en ligne. La réception se fait également de façon numérique.

Les avantages de l’application Maileva dans Microsoft Teams®

Certifiée par Microsoft ®, Maileva s’intègre parfaitement à votre écosystème bureautique. C’est un outil fiable et performant qui va réaliser pour vous la préparation et l’envoi de courriers, tâches souvent perçues comme ingrates et chronophages par les équipes.

Les avantages à utiliser Maileva sont nombreux et transformeront rapidement et durablement la gestion de votre correspondance professionnelle :

Un gain de temps

• Pour les courriers simples, l’envoi est réalisé en quelques clics. Plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli ni d’affranchir vos courriers classiques
• L’outil est disponible 24h/24 et 7j/7. Vous pouvez envoyer vos lettres d’où vous voulez et quand vous voulez, même en dehors des heures de bureau
• Remise du courrier à La Poste le jour même pour toute opération validée avant 14h (dans 98% des cas).
• Les délais entre la date d’envoi et la date de remise au destinataire sont raccourcis. Vos procédures (recouvrement, mises en demeures etc.) peuvent ainsi être optimisées en optant pour l’envoi de vos courriers recommandés avec la fonctionnalité Maileva dans Microsoft Teams®

Des économies importantes

Courriers physiques

• Tarif préférentiel sur l’affranchissement dès le premier envoi
• Baisse des dépenses sur le matériel d’impression et de consommables : encre, papier, enveloppes etc.
• Réduction des coûts de stockage des fournitures et du matériel d’envoi
• Optimisation de l’espace de travail en éliminant le besoin d’équipements d’impression et de mise sous pli

Courriers électroniques

• Possibilité d’envoyer, sans surcoût, des pièces jointes volumineuses. Jusqu’à 256 Mo soit 19 000 pages de documents.

Une productivité augmentée

• Centralisation des communications dans votre environnement Microsoft Teams® habituel
• Traçabilité complète avec horodatage. Dossier de preuves téléchargeable pour les courriers recommandés
• Interface unifiée : plus besoin d’utiliser différentes applications ou plateformes pour gérer vos envois

La qualité et sécurité de l’envoi

• Valeur juridique garantie : pour les courriers recommandés électroniques, la preuve légale est de même valeur qu’une lettre recommandée classique  

• Sécurité des données optimale : hébergement en France avec sauvegarde sur 2 datacenters et plan de continuité d’activité 

• Conformité : les envois de courriers électroniques sont conformes à la règlementation eIDAS 

• Production industrielle de qualité : les courriers physiques sont imprimés et mis sous pli dans nos centres de production situés en Ile-de-France, garantissant une qualité professionnelle constante 

• Proximité logistique optimisée : nos centres sont proches d’une plateforme industrielle de courrier de La Poste, qui assure le tri et la distribution rapide des courriers 

• Traçabilité complète : les envois de courriers recommandés font l’objet d’un suivi instantané. Chaque étape déclenche un horodatage qui permet de restituer un suivi très précis et parfaitement fiable à l’expéditeur. Un dossier de preuves est accessible dans l’application 

• Conservation sécurisée : archivage des preuves d’envoi et de réception pour une durée de 3 ans (ou plus sur option)

Comment demander une activation de compte ?

L’intégration de Maileva dans votre environnement bureautique est conçue pour être aussi simple que possible. 

Le complément est déjà présent nativement dans Microsoft Teams®, donc pas besoin d’installation ni d’intervention d’un tiers. Il vous suffit de contacter Maileva pour ouvrir votre compte. 

Les accès seront paramétrés selon les besoins, et les profils des collaborateurs. Trois types de profils sont disponibles : utilisateur, superviseur et administrateur. Maileva offre ainsi une solution sur-mesure adaptée à votre organisation. 

La solution sera mise en service entre 6 à 8 semaines après la signature du contrat, le temps d’effectuer les paramétrages. 

La prise en main par les utilisateurs est simple, intuitive et très rapide : moins de 30 minutes suffisent pour comprendre le fonctionnement de l’application. 

Contactez nous dès aujourd’hui pour une démonstration personnalisée ou pour activer votre compte Maileva dans Microsoft Teams®