Les règles fiscales de conservation des factures évoluent

La nouvelle règle vient préciser les obligations des entreprises en matière de conservation du double des factures de vente envoyées aux clients. En cas de contrôle fiscal, l’émetteur (fournisseur) devra être en mesure de les présenter à l’administration. Selon le Bulletin officiel des Finances publiques du 7 février 2018, cette évolution vise à faciliter les opérations de contrôle fiscal en harmonisant les règles de conservation pour les documents électroniques et papier. Sont particulièrement concernées les factures créées par un logiciel informatique avant d’être transmises à leur destinataire au format papier.

Conservation des factures transmises, une règle plus stricte.
L’administration fiscale laisse aux entreprises le choix entre deux méthodes. Soit le double « original » de la facture de vente devra être conservé au format numérique dans le respect de la norme de copie fiable (NF Z 42-026). Cela veut dire qu’après avoir été imprimée, la facture doit être à nouveau numérisée pour être conservée au format électronique. Soit ce double pourra être conservé au format papier. Mais pour cela, l’émetteur devra imprimer en double cette facture de vente, de telle sorte qu’elle soit strictement conforme à l’exemplaire « transmis » au client. Dans la pratique, cela signifie que cette copie de la facture comporte les marques d’impression (Datamatrix ou autre) éventuelles ayant été rajoutées par un prestataire (comme Maileva) lors de son process industriel d’impression…

L’archivage électronique à valeur probatoire apporte une réponse immédiate
Faute de se conformer à l’une ou l’autre de ces méthodes, les entreprises s’exposent à voir remise en cause la déduction de TVA en cas de contrôle fiscal. En rendant plus complexe la conservation au format papier, la mesure pousse un peu plus les entreprises vers la dématérialisation. En l’attente des précisions qui concerneront notamment les modalités d’impression (à quelle fréquence…), Maileva a entamé une campagne de sensibilisation. Aux utilisateurs de Maileva Facture, Maileva recommande d’ajouter systématiquement l’option d’archivage électronique afin de faciliter la réimpression à l’identique des factures transmises. De manière plus générale, Maileva encourage fortement ses clients à utiliser de préférence Maileva Facture pour l’envoi de leurs factures au format papier ou dématérialisé (PDF signé), avec l'archivage systématique, afin de progresser à leur rythme vers la dématérialisation fiscale conforme à la réglementation, et de bénéficier au fur et à mesure de toutes les évolutions concernant l’envoi des factures.

L’archivage électronique Maileva bénéficie de toutes les certifications de conformité NF et ISO, ainsi que des labels FNTC (Fédération des Tiers de Confiance du numérique) de tiers-archiveur et de coffre-fort électronique